Нарахування лікарняних: вересень чи жовтень – що обрати

Спершу дочекайтесь статусу «Готовий до сплати» для продовження лікарняного, нараховуйте та показуйте його в обліку і в Д1 у тому місяці, коли цей статус з’явиться, а вже потім у цьому ж місяці робіть розподіл сум за серпень/вересень; помилкові суми та дні, уже показані за серпень–вересень, треба виправити через уточнення Д1 відповідно до порядку коригувань.

Обґрунтування

1. Нарахування лікарняних можливе лише після статусу «Готовий до сплати». Е‑лікарняний вважається виданим і може бути прийнятий до опрацювання тільки після набуття статусу «готовий до сплати (виданий)», що відбувається через сім днів після закриття лікарняного, і саме з цієї дати страхувальник має право приймати рішення про призначення допомоги та нараховувати її (п. 3 розд. ІІ Порядку №1234, ст. 24 Закону №1105-XIV). Тому продовження лікарняного за період 14.09–30.09.2026 ви можете нарахувати в бухобліку лише в тому місяці, коли відповідний е‑лікарняний отримає статус «Готовий до сплати» (швидше за все у жовтні, якщо закриття буде в жовтні).

2. Місяць нарахування в обліку = місяць відображення в Д1, а перехідний лікарняний розбивають по місяцях. Дані в Додатку Д1 відображаються в тому самому місяці, в якому здійснене нарахування в обліку, а суми лікарняних розподіляють за місяцями, «за які» вони нараховані, окремими рядками з кодом застрахованої особи 29 (або 36 для осіб з інвалідністю), з відповідною кількістю днів у графі 12 та сумою в графах 16–17; це прямо випливає з вимог Порядку №4 та з роз’яснень, де зазначено, що для перехідних лікарняних у Д1 формують кілька рядків у місяці нарахування, розподіляючи суми за місяцями. Тому продовження лікарняного 14.09–30.09.2026, якщо він стане «готовим до сплати» в жовтні, слід нарахувати в жовтні і в Д1 за жовтень показати два (або більше) рядки: один — із сумою за дні вересня (з кодом місяця «092026» у гр. 10, кількість днів вересня у гр. 12), інші — за дні жовтня.

3. Якщо частину лікарняних уже відобразили «ранiше», це помилка, яку треба виправити через Д1. Якщо ви вже відобразили в Д1 серпня та вересня 2026 року суми і/або дні за лікарняними, які фактично не були нараховані в обліку в цих місяцях (або показали не ту кількість днів, наприклад 30 днів у вересні замість фактичних 13), це вважається помилковими рядками. Їх слід виправити шляхом подання Податкового розрахунку з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий» та:

   • у Д1 — виключити помилкові рядки (ознака «1» у гр. 25 для «рядка на виключення») і, за потреби, подати правильні рядки з коректною кількістю днів і сум у періоді, коли фактично відбулося нарахування, дотримуючись правил коригувань з п. 1 розд. IV Порядку №4;
   • якщо у вересні реально нараховано й виплачено лише першу частину лікарняних (17.08–13.09) і вона уже правильно показана в Д1 вересня, а в системі «висвічується» 30 днів, то треба перевірити, чи не задвоєні записи по цьому працівнику і через коригування лишити у вересні тільки ті дні і суми, які реально нараховані.

4. Донарахування ЄСВ до мінімальної бази виконують після повного визначення доходу за місяць. Для перехідних лікарняних база нарахування ЄСВ за кожен місяць визначається як сума зарплати та лікарняних, «віднесених» до цього місяця, навіть якщо частина лікарняних за попередній місяць нарахована пізніше; якщо після такого розподілу база виявиться меншою за мінімальну зарплату, доплату ЄСВ до мінімального внеску роблять у місяці, коли остаточно визначена сума лікарняних за відповідний місяць, із застосуванням КТН «13» у Д1, як це передбачено п. 1 розд. IV Порядку №4. Отже, у вашій ситуації питання доплати ЄСВ за серпень/вересень потрібно вирішувати саме в тому місяці, коли будуть нараховані всі суми лікарняних, що припадають на ці місяці.

У вашій ситуації ключове завдання — прив’язати кожне нарахування до місяця набуття статусу «Готовий до сплати» і через коригування Д1 привести кількість днів та суми за серпень–вересень у відповідність до фактичних нарахувань.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?