Хто має право підписувати касові документи у організації

Частково так: головний бухгалтер може підписувати касові документи як за себе, так і замість касира за наявності наказу, але інші особи (у т. ч. бухгалтер з функціями касира) можуть підписувати касові документи тільки якщо прямо уповноважені керівником окремим розпорядчим актом.

Обґрунтування

1. Хто за Положенням №148 підписує ПКО та РКО Прибуткові касові ордери підписуються головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи/підприємства, а документи на видачу готівки (видаткові касові ордери або видаткові відомості) – керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником згідно з Положенням про ведення касових операцій, затвердженим постановою НБУ № 148. Це означає, що право підпису не обмежується лише посадою «головний бухгалтер», а може бути делеговане наказом.

2. Повноваження на підпис касових документів оформлює керівник Керівник підприємства визначає внутрішнім розпорядчим актом перелік посад та кількість осіб, уповноважених підписувати касові документи, зазначені в розділах III–IV Положення №148, задля забезпечення документообігу та контролю, про що прямо йдеться у п. 45-1 Положення №148. Тому наказ, який надає головному бухгалтеру право підпису «за себе і за касира», є коректною реалізацією цієї норми.

3. Статус бухгалтера, на якого покладено функції касира Якщо на бухгалтера покладено обов’язки касира (через посадову інструкцію і договір про повну матеріальну відповідальність), це дає йому право виконувати касові операції, але саме право підпису касових документів як касира або як особи, що заміщує головного бухгалтера, має бути окремо надано наказом керівника за правилами п. 45-1 Положення №148. Без такого наказу він може виконувати функції касира фактично, але його підпис як уповноваженої особи формально не оформлений.

4. Як діяти у вашій ситуації Зараз:

• ПКО та РКО як «головний бухгалтер» і замість касира правомірно підписує головний бухгалтер, оскільки на це є наказ.
• Бухгалтер з функціями касира не має законно оформленого права підпису касових документів, бо немає наказу керівника про уповноваження його як особи, що підписує касові документи.
  Щоб він мав право підпису як касир (а за потреби – і як уповноважена особа замість головного бухгалтера), слід видати окремий наказ керівника з посиланням на п. 45-1 Положення №148 і прямо визначити, які саме касові документи він має право підписувати.

Рекомендація: Варто оформити наказ керівника, де бухгалтера з функціями касира включити до переліку осіб, уповноважених підписувати касові документи, із чітким розмежуванням: за кого і які саме документи він має право підписувати.