Компенсація за соціальну відпустку: вимоги до підтверджуючих документів

Виплачувати компенсацію за соцвідпустку на дітей за 2025 рік ваше підприємство не повинно, а за 2026 рік можете вимагати підтвердні документи від працівниці і письмово повідомити її про це з посиланням на колдоговор і норми закону.

Обґрунтування

1. За 2025 рік право реалізовує попередній роботодавець. Відпустка на дітей надається за календарний рік одному з батьків, а при звільненні за відповідний рік компенсується тим роботодавцем, у якого особа працювала в цьому році і не використала відпустку, згідно з ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки. Тому за 2025 рік обов’язок компенсувати соцвідпустку лежить на попередньому роботодавці, а не на вашому підприємстві, яке прийняло працівницю в червні 2025 року.

2. Компенсація при звільненні за 2026 рік – обов’язок роботодавця, але з урахуванням вимоги про документи. У разі звільнення роботодавець зобов’язаний виплатити компенсацію за всі невикористані дні додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, незалежно від того, чи просить про це працівник у заяві, це прямо встановлено ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки. Разом з тим ст. 19 Закону про відпустки передбачає, що відпустка «на дітей» надається одному з батьків, тому роботодавець має право вимагати підтвердження, що інший з батьків не користувався цією відпусткою за відповідний рік.

3. Вимога підтвердних документів можна покласти на працівницю, якщо це закріплено в локальних актах. Закон не встановлює вичерпного переліку документів, але дозволяє роботодавцю визначити, які документи підтверджують право на соцвідпустку, у правилах внутрішнього трудового розпорядку чи положенні про відпустки, і в такому разі вимога таких документів є законною. Якщо у вашому колдоговорі прямо прописано, що для отримання соцвідпустки працівник має надати документ про невикористання відпустки іншим з батьків, ви можете посилатися на це при прийнятті рішення щодо надання відпустки чи виплати компенсації.

4. Повідомлення працівниці – правильний спосіб «підстрахуватися». Щоб мінімізувати ризики претензій, доцільно письмово, під підпис, повідомити працівницю, що відповідно до ст. 19 і ст. 24 Закону про відпустки та до умов колдоговору для виплати компенсації за додаткову соцвідпустку на дітей при звільненні вона має до дати звільнення надати документи, які підтверджують, що батько дітей не користувався цією відпусткою за відповідний рік. Якщо вона документи не надасть, у вас буде доказ, що роботодавець був готовий виконати обов’язок, але працівниця не виконала передбачену колдоговором умову для реалізації права.

Коректне письмове повідомлення і фіксація відсутності документів допоможуть обґрунтувати вашу позицію у разі спору.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?