Оформлення повернення коштів: вимоги та документи для фізосіб

Звичайного тексту в листі електронної пошти недостатньо.

Згідно зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 первинний документ повинен містити особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Щоб уникнути ризиків під час податкової перевірки, заяву на повернення коштів слід отримати в одному з таких форматів:

1) Електронна заява з кваліфікованим електронним підписом (КЕП / Дія.Підпис). Покупець підписує файл заяви (PDF) за допомогою «Дія.Підпис» або іншого КЕП і надсилає вам файл разом із файлом цифрового підпису (.p7s).
2) Скан-копія власноруч підписаної паперової заяви, надіслана з електронної адреси покупця, зафіксованої під час реєстрації/оплати. Цей спосіб є допустимим, якщо такий порядок документообігу та відмови від послуг прямо прописаний у вашому публічному договорі (оферті) на сайті.
3) Електронна форма в особистому кабінеті з авторизацією через BankID або перевірочний одноразовий пароль (OTP), якщо це прямо врегульовано договором приєднання як спосіб ідентифікації та волевиявлення клієнта.

У заяві має бути:

ПІБ та реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) клієнта;
дата та номер замовлення (або реквізити платежу);
назва придбаного курсу/вебінару;
причина повернення (відмова від послуги / розірвання договору);
сума, що підлягає поверненню;
реквізити для повернення;
дата складання та підпис (власноручний або КЕП).

Щоб податкові органи не мали підстав зняти коригування податкових зобов'язань з ПДВ або визнати повернення коштів безпідставним, має бути сформований повний ланцюг первинних документів, зокрема:

Договір публічної оферти, розміщений на сайті, що регулює умови надання доступу до курсів та порядок повернення коштів споживачам.
Заява покупця на повернення коштів.
Розрахунковий / банківський документ, що підтверджує повернення грошей:квитанція/звіт платіжної системи WayForPay про успішне проведення операції повернення (refund) на картку клієнта; або платіжна інструкція банку та виписка з банківського рахунку підприємства про списання коштів на рахунок IBAN покупця.
Внутрішній первинний документ (бухгалтерська довідка / наказ / акт про анулювання доступу): фіксує факт припинення надання послуги та відкликання доступу користувача до матеріалів курсу на дату повернення коштів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!