Оплата пального корпоративною карткою: правила включення у витрати відрядження

Так, службовий автомобіль під час відрядження можна заправляти з використанням корпоративної платіжної картки. Вартість пального включається до витрат підприємства і не є доходом працівника, якщо відрядження пов'язане з господарською діяльністю та підтверджене належними первинними документами.

Кошти на корпоративному рахунку є коштами підприємства, а підзвітними для працівника вони стають у момент здійснення розрахунку корпоративною платіжною карткою. Для підтвердження витрат необхідно оформити наказ про відрядження, який підтверджує службову мету поїздки (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, пп. 170.9.1), отримати оригінали фіскальних чеків РРО/ПРРО з АЗС, що підтверджують придбання пального, а також подорожній (або маршрутний) лист, який підтверджує маршрут, пробіг, показники спідометра та фактичне використання пального. Додатково підтвердженням проведення оплати є виписка банку за корпоративним рахунком.

Якщо працівник здійснював оплату корпоративною карткою виключно у безготівковій формі і в нього не виникає оподатковуваного доходу, подавати Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не обов'язково (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, пп. 170.9.4). При цьому підтвердні документи щодо понесених витрат працівник повинен надати до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому завершилося відрядження (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, пп. 170.9.3).

Проведення:

Оплачено пальне корпоративною платіжною карткою — Дт 372 – Кт 311

Оприбутковано пальне на підставі фіскальних чеків — Дт 203 – Кт 372

Відображено податковий кредит з ПДВ (за наявності касових чеків на суму до 240 грн з ПДВ на день або зареєстрованої податкової накладної) — Дт 641/ПДВ – Кт 372

Списано використане пальне на витрати залежно від мети відрядження — Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 203

Раді допомогти, звертайтесь ще!