Процедура отримання лікарняних для ФОП: документи та звітність

Статус продовженого декретного листка зміниться на «Готовий до сплати» орієнтовно через 7 днів після дати його видачі, до заяви-розрахунку ФОП фактично подає той самий пакет документів, що й для первинного декретного, а суму за додаткові 14 днів відображає в 4ДФ одним рядком з ознакою доходу «128» у місяці її нарахування.

Обґрунтування

1. Коли листок на 14 днів стане «Готовий до сплати»
Листок непрацездатності з причиною «Вагітність та пологи» вважається виданим через 7 днів з дати відкриття, після чого набуває статусу «Готовий до сплати» згідно з розділом III Порядку, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 №1234.
Отже, додатковий декретний на 14 днів зі строком 31.08.2026–13.09.2026 набуде статусу «Готовий до сплати» через 7 днів після дати його відкриття (від цієї дати рахуєте 7 календарних днів).

2. Які документи ФОП додає до заяви-розрахунку
Для ФОП пакет документів на продовжений декретний аналогічний до первинного, оскільки це один страховий випадок. До заяви-розрахунку слід додати:

• копію податкової декларації за попередній рік і довідкову декларацію за рік відкриття основного декретного лікарняного, де задекларована сплата ЄСВ за місяці розрахункового періоду та місяць відкриття лікарняного;
• довідку про відсутність заборгованості зі сплати ЄСВ або інший документ ДПС/квитанції, що підтверджують сплату ЄСВ за розрахунковий період і місяць настання страхового випадку;
• довідку про відкриття окремого спеціального рахунку для зарахування коштів;
• витяг з ЄДР (або свідоцтво про реєстрацію ФОП);
• копію довідки ОК-7;
• рішення ФОП як страхувальника про призначення допомоги та довідку з розрахунком суми допомоги.
  Оскільки продовжений листок на 14 днів є тим самим страховим випадком, середня допомога та розрахунковий період не змінюються, тож подаєте продубльований пакет документів для другого листка.

3. Як і в якому місяці показати суму продовжених декретних у 4ДФ
Допомога по вагітності та пологах у ФОП відображається в Додатку 4ДФ з ознакою доходу «128» одним рядком у графах 3а і 3 без ПДФО та ВЗ, оскільки вона не оподатковується за пп. 165.1.1 ПКУ.
Суму за додаткові 14 днів показуєте в тому місяці, в якому ви її нарахували як дохід (аналогічно до загального правила: показ у 4ДФ прив’язаний до місяця нарахування), при цьому:

• у графі 3а – сума нарахованої допомоги за 14 днів;
• у графі 3 – сума фактично виплаченої допомоги;
• у графах 4а, 4, 5а, 5 – 0,00;
• у графі 6 – ознака доходу «128».

Ризики та нюанси:
Якщо ПФУ профінансував продовжений листок в одному місяці, а бухгалтер відобразить дохід в іншому, це може викликати питання з боку ДПС, тому безпечніше орієнтуватися на місяць нарахування допомоги, який, як правило, збігається з місяцем надходження коштів від ПФУ.

Уся сума допомоги за продовжений декретний відпустковий період відображається одним рядком у 4ДФ того місяця, в якому ви її нарахували, з ознакою «128».