Правильність відображення відпускних у звітності за ЄСВ та ПДФО

Так, ви дієте правильно: відпускні, нараховані у липні за серпень, показуєте в Д1 і 4ДФ за липень, а в серпні цього працівника в цих додатках не відображаєте, якщо в серпні немає інших нарахувань.

Обґрунтування

1. Розрахунок і нарахування відпускних Відпускні ви правильно розрахували за 12 місяців, що передують місяцю початку відпустки (серпень 2026), тобто за період серпень 2025 – липень 2026, відповідно до Порядку, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100. Нарахування в бухобліку всієї суми відпускних у липні є коректним варіантом, коли відпустка надається суцільним періодом і вся її оплата відноситься на один місяць нарахування.

2. Відображення в Додатку Д1 Д1 формується за місяць фактичного нарахування доходу, а суми відпускних вносяться окремим рядком із КТН «10» у графі 9, при цьому в графі 10 зазначають місяць і рік, за який проведене нарахування, а в графах 16, 17 – суму відпускних, що припадає на цей місяць згідно з п. 1 розд. IV Порядку №4. Тому:

   • рядок 1: зарплата липня 12000 грн без КТН;
   • рядок 2: КЗО для інваліда, КТН «10», у графі 10 – «08.2026», у графах 16,17 – 11900 грн, у графі 20 – ЄСВ.
     Оскільки всі нарахування зроблені у липні, у Д1 за серпень працівник не відображається, якщо в серпні йому не нараховано інших доходів.

3. Відображення у додатку 4ДФ Зарплата і відпускні відносяться до оподатковуваних доходів з ознакою «101» і в додатку 4ДФ перехідні виплати (у вашому випадку – серпнева відпустка, нарахована в липні) показуються у місяці нарахування однією загальною сумою без розподілу за місяцями, тобто 12000 + 11900 = 23900 грн у графах 3а і 3 за липень відповідно до Порядку №4 від 13.01.2015. У 4ДФ за серпень цього працівника не показують, якщо в серпні не було нових нарахувань.

4. Виплата відпускних і строки Ви виплатили відпускні 28 липня, тобто до початку відпустки з 2 серпня, що відповідає вимозі виплатити заробітну плату за час відпустки до її початку за ст. 115 КЗпП і ст. 21 Закону про відпустки, які в чинній редакції вимагають виплати всієї зарплати за час відпустки до її початку див. ст. 21 Закону №504/96-ВР.

Описаний вами порядок відображення липневої зарплати та серпневих відпускних у звітності повністю відповідає вимогам Порядку №4 і профільних норм КЗпП та Закону про відпустки.