Оренда транспортних засобів: ризики та вимоги для ТОВ

Оренду ТЗ з тягачем і напівпричепом для ТОВ безпечніше оформлювати або через окремі договори оренди з кожним власником (кожним ФОПом), або через належним чином оформлену суборенду, якщо в «внутрішньому» договорі між ФОПами прямо передбачено право суборенди ТЗ з екіпажем; ненотаріальна оренда між ФОПом і фізособою створює для ТОВ ризик нікчемності договору, але між двома ФОПами такий ризик істотно менший.
Головне для ТОВ – щоб орендодавець мав належний титул на кожну частину ТЗ і право її здавати, а витрати і податковий облік були підтверджені договором у письмовій формі й первинними документами.

Обґрунтування

1. Хто може надавати ТОВу в оренду такий «комплект» ТЗ.
Тягач належить одному ФОП, напівпричіп – іншому. Для повноцінної оренди комплекту один з ФОПів повинен або:

1. мати власність / право господарського відання на обидві частини ТЗ, або
2. бути орендарем другої частини за договором, який прямо дозволяє суборенду, або
3. діяти як повірений / представник другого ФОПа на підставі окремого представницького договору з чітким правом укладати договір оренди від імені власника.
   Звичайна «довіреність на керування» ТЗ такого права не дає. Тут потрібне або право суборенди, або повноваження на укладення договору від імені власника.

2. Оптимальна схема для мінімізації ризиків ТОВ.
Найменш ризиковий варіант для ТОВ:

• укласти два договори оренди: один – з ФОПом-власником тягача, другий – з ФОПом-власником причепа, з узгодженим строком, оплатою, екіпажем і використанням «у зв’язці»
  або
• оформити між ФОПами договір оренди / позички причепа з правом суборенди, а далі укласти один договір оренди всього ТЗ (тягач + причіп) між ТОВ і тим ФОПом, який фактично виступає «комплектним» орендодавцем.
  У договорі з ТОВ потрібно чітко визначити предмет (тягач + напівпричіп + екіпаж), строки, плату, розподіл відповідальності і витрат, зокрема за Цивільний кодекс України.

3. Нотаріальна форма і внутрішній договір між ФОПами.
Для найму транспортного засобу за участю фізичної особи передбачено письмову форму і нотаріальне посвідчення договору Цивільний кодекс України.
Високий ризик нікчемності класично стосується договорів між юрособою / ФОПом та фізособою як громадянином без статусу підприємця.
Якщо ж обидві сторони – ФОПи і вони діють у статусі підприємців, судова практика часто лояльніша до простої письмової форми. Прямих норм у наведених фрагментах про обов’язкову нотаріальну форму саме між двома ФОПами немає. Тож для ТОВ головне, щоб:

• був письмовий договір між ФОПами з правом суборенди
• ФОП-орендодавець ТОВ мав на руках цей договір на випадок спорів.

4. Ризики для ТОВ, якщо договір між ФОПами не нотаріальний.

1. Цивільно-правовий ризик.
   Якщо другий ФОП (власник причепа) оскаржить повноваження першого ФОПа, ТОВ можуть заявити, що воно користувалось майном без належного права оренди. Наслідки – можливі вимоги власника про відшкодування шкоди, заборону подальшого користування.

2. Податковий ризик.
   Податкові органи можуть намагатися поставити під сумнів реальність права користування причепом і витрати на його оренду, якщо у ТОВ відсутній ланцюг документів, що підтверджує право орендодавця здавати це майно. Але якщо:

• є чинний письмовий договір з ТОВ
• акти надання послуг / акти приймання-передачі ТЗ
• платіжні документи
• та ФОПи не заперечують проти факту використання і отримання оплати
  ризик невизнання витрат зазвичай помірний.

3. Ризик визнання внутрішнього договору нікчемним.
   Якщо первинний договір між ФОПами вважатимуть нікчемним, це позбавляє першого ФОПа належного титулу на причеп. Але договір між ТОВ і цим ФОПом як формально належно укладений все одно існує. Найгірша для ТОВ ситуація – спір між ФОПами та можливі претензії власника причепа до ТОВ як до фактичного користувача.

5. Що точно не працює як заміна договору.
Жодна «довіреність» на керування ТЗ не дає повноважень здавати його в оренду ТОВу. Повноваження здавати в найм повинні або прямо випливати з договору оренди / суборенди між ФОПами, або з окремого договору доручення / представництва, де другий ФОП чітко надає першому право укладати від його імені договори оренди.

Алгоритм дій

1. Визначити модель:

   • або два прямі договори оренди ТОВ–ФОП-власник тягача і ТОВ–ФОП-власник причепа
   • або один «комплектний» договір ТОВ–ФОП1, але тоді ФОП1 повинен мати або право власності на причіп, або чинний договір оренди / доручення з ФОП2 із правом суборенди / укладення договорів оренди.

2. Перевірити документи на ТЗ:

   • свідоцтва про реєстрацію на тягач і причіп
   • статус ФОПів як власників / орендарів.

3. Оформити договори оренди:

   • предмет – тягач + причіп + екіпаж, з ідентифікацією за техпаспортами
   • строк, орендна плата, відповідальність за техстан, ремонт, страхування, податки
   • чіткий опис складу екіпажу і хто несе витрати на його утримання.

4. Оформити первинні документи:

   • акти приймання-передачі ТЗ
   • щомісячні акти наданих послуг (якщо оплата періодична)
   • подорожні листи та інші документи, що підтверджують господарське використання.

5. За можливості мінімізувати ланцюг:

   • якщо реально можливо, оформити прямий договір оренди ТОВ з кожним реальним власником, а внутрішню домовленість між родичами-ФОПами не залучати до конструкції оренди ТОВ.

Ризики / нюанси

1. Внутрішній спір між ФОПами.
ТОВ формально не є стороною договору між ФОПами, але у разі спору власник причепа може вимагати припинити користування його майном, відшкодувати шкоду, а також оспорювати документи ТОВ як підставу для податкових витрат.

2. Податкові претензії.
За наявності реального використання ТЗ, актів, оплат і відсутності спору між ФОПами шанси відстояти витрати ТОВ доволі високі. Але формальна вразливість ланцюжка (відсутність чіткого права суборенди) лишається потенційним аргументом контролерів.

Підсумок: для ТОВ найменш ризиково мати прямі договори з кожним власником ТЗ або мати в наявності чітко оформлений договір між ФОПами з правом суборенди і діяти лише через такі формалізовані повноваження.