Заповнення податкового розрахунку при авансі та заборгованості працівника

У Податковому розрахунку за місяць перерахунку показуєте фактично нараховані та оподатковані суми (із врахуванням лікарняних і зменшення зарплати), а «мінус» по працівнику за переплаченим авансом не відображаєте як від’ємний дохід, борг утримуєте вже в наступному місяці лише в бухобліку та розрахунках із працівником. Тобто в єдиній звітності ви орієнтуєтеся на реальний оподатковуваний дохід місяця, а не на взаєморозрахунки з працівником.

Обґрунтування

Податковий розрахунок і додатки формуються за методом нарахування. У звіті показують дохід, який остаточно належить працівнику за місяць після усіх коригувань (перерахунок авансу через хворобу, сторнування зайвої зарплати, нарахування лікарняних) і саме з цієї суми утримують ПДФО та військовий збір. У Податковому розрахунку за формою «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску» відображаєте ці остаточні нарахування. Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску

Заборгованість працівника через переплату авансу є внутрішнім боргом, а не «мінус-дохід». Якщо після перерахунку в місяці хвороби сума нарахованого доходу виявилася меншою, ніж отриманий аванс, різницю фіксують як заборгованість працівника перед підприємством у бухобліку і погашають утриманням із доходу наступного місяця. У Податковому розрахунку за поточний місяць не показують від’ємний дохід і не зменшують базу оподаткування на суму боргу працівника, оскільки податки вже донараховані правильно з фактичного доходу місяця.

У додатку 4ДФ ви показуєте сумарний оподатковуваний дохід за місяць. У одному рядку на працівника із ознакою доходу «101» відображаєте заробітну плату за місяць з урахуванням усіх сторнувань і нарахованих лікарняних, а також відповідні суми утриманого ПДФО та військового збору. Якщо внаслідок перерахунку була частина сторнованої зарплати за попередній місяць і нові нарахування (лікарняні, зарплата поточного місяця), їх сумують і показують одним підсумковим значенням за ознакою «101» у звітному місяці.

У додатку Д1 (Додаток 1 до Податкового розрахунку) коригування зарплати через лікарняний показують окремими рядками. За місяць перерахунку ви: 1) відображаєте зарплату поточного місяця; 2) відображаєте лікарняні із зазначенням місяця, за який вони нараховані, та коду категорії застрахованої особи («29» або «36» – якщо інвалід); 3) за потреби показуєте сторновану зарплату за попередній місяць окремим рядком зі знаком «мінус» із зазначенням місяця, за який коригується заробіток, і від’ємними сумами нарахувань та ЄСВ. Сам борг працівника як «мінус» у Д1 не виноситься, там відображають лише перерахунки нарахованого доходу та ЄСВ, а не утримання заборгованості.

У наступному місяці при утриманні боргу із зарплати це утримання не зменшує оподатковуваний дохід у звітності. Ви нараховуєте працівнику повний дохід за місяць (зарплату, лікарняні тощо), утримуєте з нього ПДФО, військовий збір та ЄСВ з повної бази, а потім додатково утримуєте суму боргу в порядку взаєморозрахунків. У Податковому розрахунку та додатках за цей наступний місяць показуєте повний дохід, без зменшення на суму погашеної заборгованості, оскільки така сума не впливає на базу оподаткування.

Підсумково, для звітності головне показати скориговані нарахування і правильні податки за місяць, а перенесену на наступний місяць заборгованість працівника враховують лише у взаєморозрахунках, а не як коригування податкових сум у Податковому розрахунку.