Чи вистачить фіскального чеку для компенсації відрядження

Для «безподаткової» компенсації проживання одного фіскального чека з ПРРО недостатньо, оскільки оплата проведена карткою і потрібна виписка/відомості з рахунку; для неоподатковуваних добових одного лише наказу і такого чека теж замало, якщо немає жодного документа, який підтверджує фактичне перебування працівника у відрядженні.
За відсутності виписки з рахунку та інших належних підтвердних документів сума компенсації проживання і добових стає додатковим благом працівника з оподаткуванням ПДФО і військовим збором.

Обґрунтування

Якщо під час відрядження використовують платіжний інструмент (у тому числі особисту картку), витрати мають підтверджуватися випискою та/або відомостями з рахунку, які містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції. Це прямо встановлено п. 170.9.2 ПКУ, тому одного лише фіскального чека при безготівковій оплаті проживання недостатньо, щоб не оподатковувати суму компенсації. Податковий кодекс України

Не є доходом працівника сума відшкодованих витрат на відрядження (проїзд, проживання тощо) за наявності підтвердних документів, які засвідчують вартість витрат. До таких документів належать, зокрема, документи на проживання та виписки / відомості з рахунку при оплаті платіжними інструментами, а також інші документи, що засвідчують вартість витрат. Якщо оплати фактично не видно з рахунку працівника, він не може довести, що саме він поніс ці витрати, отже компенсація розглядається як його оподатковуваний дохід. Податковий кодекс України

Для неоподатковуваних добових потрібен наказ про відрядження і хоча б один документальний доказ перебування особи у відрядженні. ПКУ визнає такими доказами відмітки прикордонних служб, проїзні документи, рахунки на проживання та/або інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні. Якщо є лише наказ, але немає жодного належного документа, що підтверджує перебування за маршрутом відрядження, добові включаються до оподатковуваного доходу працівника. Податковий кодекс України

Рахунок/чек готелю може виступати таким доказом перебування, але тільки якщо з нього однозначно видно, що проживав саме відряджений працівник у місці відрядження в конкретні дати. Якщо чек не містить ідентифікаційної інформації про працівника чи період проживання, він не виконує функцію підтвердження фактичного перебування, і тоді одного наказу та такого чека замало для неоподатковуваних добових. Податковий кодекс України

Підсумок: без виписки/відомостей з рахунку власника картки, з якої оплачено готель, і належного документа на проживання витрати на готель та добові для цього періоду слід розглядати як додаткове благо з оподаткуванням у працівника.