Звільнення директора: оформлення наказу та нарахування компенсації відпустки

Нарахувати та виплатити компенсацію за невикористану щорічну відпустку при звільненні 30.04.2026 потрібно обов’язково, наказ про звільнення оформлюєте як за основним місцем роботи з фіксацією дати звільнення і кількості днів компенсації, а в звітності з ЄСВ за квітень відображаєте компенсацію в додатку 1 та факт звільнення в додатку 5 у разі, якщо до цього цього не зробили. Компенсація оподатковується як звичайна зарплата ПДФО і військовим збором, ЄСВ на неї нараховується як на зарплату, якщо її нараховано до дати звільнення.

Обґрунтування

Компенсація при звільненні є обов’язковою. У разі звільнення працівника йому виплачують грошову компенсацію за всі не використані дні щорічної відпустки та соціальної відпустки на дітей, незалежно від підстави звільнення. Це прямо встановлено у частині першій ст. 24 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР. Навіть якщо діяльності не було або оклад формально не встановлено, при наявності трудових відносин право на щорічну відпустку виникає, а отже при звільненні має бути розрахунок і компенсація.

Кількість днів відпустки визначаєте пропорційно відпрацьованому часу. Щорічна основна відпустка за загальним правилом становить 24 календарних дні за повний робочий рік, а якщо рік не відпрацьовано чи є періоди, що не входять у відпускний стаж, кількість днів розраховують пропорційно фактично відпрацьованому часу. Це випливає з ст. 6 Закону про відпустки і зазначених роз’яснень щодо пропорційного розрахунку. Періоди відпусток без збереження зарплати за згодою сторін не включають до стажу для щорічної відпустки, тож їх слід відняти.

Суму компенсації рахуєте через середньоденний заробіток. Середньоденну зарплату обчислюєте за правилами пункту 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100. За загальним правилом беруть виплати за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки або компенсації, або фактично відпрацьований менший період. Якщо у директора є невикористані дні, право на які набуте до 31.12.2023, для цієї частини беруть виплати тільки за 2023 рік, а для днів після 01.01.2024 – останні 12 місяців згідно з п. 2 Порядку №100. Формула: сукупний дохід у розрахунковому періоді / кількість календарних днів розрахункового періоду = середньоденна зарплата; далі середньоденна зарплата * кількість днів невикористаної відпустки.

Наказ про звільнення директора за загальними правилами КЗпП. Директор як найманий працівник звільняється на загальних підставах, передбачених Кодексом законів про працю України, зокрема за угодою сторін або за власним бажанням, з посиланням на відповідний пункт п. 1 ст. 36 КЗпП чи іншу підставу. В наказі зазначають: дату звільнення 30.04.2026, підставу (протокол зборів, заява), формулювання «звільнити з посади директора», а також кількість днів невикористаної відпустки, за які виплачують компенсацію, як це рекомендовано в типових зразках.

У наказі доцільно окремо показати дні до та після 31.12.2023, якщо такі є. Оскільки для днів, право на які набуте до 31.12.2023, застосовується окремий розрахунковий період, у наказі варто розподілити дні за періодами, щоб не помилитися із двома різними середньоденними зарплатами, як рекомендує Порядок і листи Мінекономіки, на які посилається п. 2 Порядку №100.

Компенсація оподатковується як зарплата. Компенсація за невикористану відпустку є доходом у вигляді заробітної плати. Якщо її нараховано в день звільнення або до дати звільнення, вона обкладається ПДФО і військовим збором як зарплата і є базою нарахування ЄСВ. Після звільнення нарахування ЄСВ на компенсацію вже не проводять, проте ПДФО і ВЗ утримуються у загальному порядку.

Відображення в звітності та уточнення. Доходи, на які нараховано ЄСВ, включають до «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску» за формою J0500110, у відповідний розділ щодо ЄСВ, а факт звільнення відображають у персоніфікованих даних додатку 5 до цього розрахунку за місяць звільнення. Якщо у поданому за квітень 2026 року розрахунку компенсацію не врахували або не показали звільнення, подаєте уточнюючий розрахунок, коригуючи дані щодо нарахувань (аналог колишніх таблиць 1, 4) та руху застрахованих осіб (аналог колишньої таблиці 5) у межах цієї форми Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.

Належне оформлення наказу і коректна звітність знімають ризики санкцій за несвоєчасний розрахунок при звільненні.