Порядок виплати зарплати та компенсацій після смерті працівника

Поки немає документа, що підтверджує смерть, трудові відносини формально не припиняються, тому звільнення за п. 8-2 ст. 36 КЗпП і нарахування компенсації відпустки відтерміновуються, але зарплату за фактично відпрацьований час потрібно нараховувати й оподатковувати, а невиплачені суми – депонувати до появи членів сім’ї або спадкоємців. Остаточне звільнення, компенсація відпустки та виплата всіх належних сум здійснюються після отримання свідоцтва про смерть / витягу з реєстру чи іншого офіційного підтвердження, з відображенням припинення трудових відносин датою смерті у Д5 і відповідних нарахувань у Д1 та 4ДФ.

Обґрунтування

Звільнити працівника через смерть без підтверджувального документа не можна. Підставою для припинення трудового договору у зв’язку зі смертю є свідоцтво про смерть або рішення суду, а припинення оформлюють за п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП. Поки цих документів немає, наказ про припинення трудових відносин видавати не можна, навіть якщо факт смерті відомий зі слів третіх осіб. 36 КЗпП

До отримання документів працівник формально залишається у штаті, але на практиці дні після ймовірної дати смерті до моменту підтвердження слід табелювати як “НЗ”. У консультаційній практиці рекомендується до моменту отримання свідоцтва про смерть табелювати дні відсутності кодом «НЗ» як неявки з нез’ясованих причин, щоб потім зробити коригуючий табель після документального підтвердження дати смерті.

Зарплату за фактично відпрацьований до смерті час та інші нарахування до підтвердженої дати смерті необхідно нарахувати і оподаткувати в загальному порядку. На суму нарахованої заробітної плати та лікарняних за період до дати смерті нараховують і утримують ПДФО, військовий збір та ЄСВ як за звичайним працівником. Нарахування відображають у Д1 і 4ДФ за відповідний місяць за РНОКПП працівника як звичайну зарплату, навіть якщо виплата фактично не проведена і сума депонується.

Саму виплату до появи членів сім’ї або спадкоємців здійснювати не можна, натомість суми слід депонувати / зберігати на рахунку підприємства. Невиплачену за життя зарплату, а також грошову компенсацію за невикористані відпустки закон вимагає виплатити членам сім’ї або, за їх відсутності, спадкоємцям, тому перераховувати кошти на картку померлого чи будь-якій особі без належних документів не можна. У консультаційній практиці рекомендують депонувати такі суми до моменту звернення членів сім’ї або спадкоємців та надання ними підтвердних документів.

Після отримання свідоцтва про смерть / витягу роботодавець оформлює звільнення та остаточний розрахунок “заднім числом” датою смерті. Наказ про припинення трудового договору видають датою фактичного отримання документа, але датою припинення трудових відносин у наказі зазначають дату смерті працівника згідно зі свідоцтвом. При цьому на цю дату нараховують компенсацію за всі невикористані дні щорічної та додаткової відпустки і, за наявності, лікарняні, що припадають до дня смерті.

Виплата належних сум здійснюється на користь членів сім’ї або спадкоємців після їх звернення і подання підтвердних документів. Невиплачені суми зарплати та компенсації за відпустки, що належали працівникові, за законом передаються членам сім’ї, а за їх відсутності – входять до складу спадщини. Для виплати роботодавець повинен отримати заяву, копію свідоцтва про смерть та документи, що підтверджують статус члена сім’ї або спадкоємця.

Відображення припинення трудових відносин та остаточного розрахунку у звітності здійснюється після оформлення наказу, але з урахуванням фактичної дати смерті.

1. У додатку Д5 за місяць, в якому настала смерть, або через уточнюючий Д5 за цей місяць, зазначають дату припинення трудового договору – дату смерті працівника, а в графі підстави – посилання на п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.
2. У додатку Д1 нарахування зарплати та інших виплат за період до дати смерті показують як звичайну зарплату за РНОКПП померлого працівника, з ЄСВ на загальних підставах. Якщо остаточний розрахунок (компенсація відпустки, лікарняні) нараховано після смерті, можливі два підходи щодо ЄСВ, але в будь-якому разі, якщо ЄСВ не нараховується, такі суми в Д1 не відображають.
3. У додатку 4ДФ всі виплати, що належали працівникові (зарплата, компенсація відпустки, лікарняні) відображаються за ознакою доходу «101» з РНОКПП померлого працівника, у графі 8 наводять дату звільнення, яка дорівнює даті його смерті. ЗІР, категорія 103.25

Якщо родичі тривалий час не звертаються і звільнення ще не оформлене, роботодавець може самостійно звернутися до ДРАЦС. На практиці допускається отримання відомостей про факт і дату смерті безпосередньо від органу ДРАЦС, після чого на підставі витягу роботодавець може видати наказ про припинення трудових відносин за п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП і надалі діяти за загальним алгоритмом.

Підсумок: без документа про смерть звільнення за п. 8-2 ст. 36 КЗпП не оформлюють, компенсацію відпустки не нараховують, а зарплату за фактично відпрацьований час нараховують, оподатковують і депонують, а після отримання свідоцтва про смерть оформлюють наказ із датою припинення трудового договору, рівною даті смерті, проводять остаточний розрахунок і коректно відображають припинення та виплати у Д5, Д1 і 4ДФ.