Перехід на електронний документообіг: підписання зарплатних документів працівниками

Розглянемо Ваші питання:

1. Так, для кадрових документів можна запровадити електронний документообіг.

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг». https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text

Процеси створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів у кадровій службі, як і в цілому на підприємстві, повинні відповідати вимогам Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі – Порядок № 1886/5). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text

Насамперед визначте обсяг кадрових документів, які існують у паперовому вигляді, та проаналізуйте поточні процеси їх створення, погодження, підписання та зберігання.

Затвердьте внутрішнім документом (наказом) перелік кадрових документів, які будуть переведені в електронну форму (наприклад, заяви працівників, накази про відпустки, відрядження тощо).
Створіть план впровадження з чіткими термінами, відповідальними особами та етапами.

Створіть та затвердьте внутрішнє Положення, яке регламентує порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання та використання електронних кадрових документів на підприємстві.
Внесіть зміни до Правил внутрішнього трудового розпорядку, колективного договору, посадових інструкцій та інших локальних нормативних актів відповідно до нового порядку роботи з документами.

Оберіть відповідну систему електронного документообігу (СЕД), яка підтримує роботу з кваліфікованим електронним підписом (КЕП) або удосконаленим електронним підписом (УЕП) та організуйте процес отримання працівниками власних електронних підписів, необхідних для підписання кадрових документів. А також проведіть інструктаж та навчання для працівників кадрової служби, керівників підрозділів та всіх співробітників щодо правил роботи з новою СЕД та електронними документами.

Втім повністю позбутися паперових документів Вам не вдасться. Адже згідно з законодавством з документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створених в електронній формі (зокрема, наказів, трудових договорів, особових карток працівників тощо), слід виготовляти паперові засвідчені належним чином копії.

Ця вимога зафіксована у абзаці сьомому пункту 193 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#n18 , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17 січня 2018 року №55 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#Text

Таким чином, після запровадження СЕД у Вас мають паралельно формуватися електронні справи та архів і паперові справи і архів. Тому наявність СЕД – це безумовно перевага, але залишиться і ряд клопотів та додаткових навантажень на осіб, відповідальних за діловодство та архів на підприємстві.

Детальніше в нашій статті

https://kadroland.com/news/4323-elektronnii-dokumentoobig-dlya-kadrovika

2. Оформлювати відомість на виплату готівки в електронній формі можна, з дотриманням певних умов.

Згідно п. 23 Положення № 148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#n47 касові документи (ордери та відомості) можуть бути створені як у паперовій, так і в електронній формі. Електронні касові документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу.

Отже, відомості на виплату готівки можна підписувати в електронній формі.

Так для того щоб електронний касовий документ мав юридичну силу, необхідно дотримуватися правил його підписання:

• працівники підприємства (бухгалтер, касир, керівник) зобов’язані використовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП);
• фізичні особи (працівники-отримувачі) можуть використовувати КЕП, удосконалений електронний підпис (УЕП) або простий електронний підпис.

Тобто, відомість на виплату готівки підписується керівником та головним бухгалтером (КЕП), а кожен працівник підписує її своїм електронним підписом у момент отримання грошей.

Згідно п. 32 Положення №148 Приймання та видача готівки за електронними касовими ордерами проводиться тільки в день їх складання.

Отже, працівник має підписати документ ЕЦП саме в той день, коли він фізично отримує кошти в касі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2