Правомірність звільнення працівника за сканкопією заяви на електронку

Звільнити мобілізованого працівника за його заявою можна, але спочатку слід узгодити та письмово зафіксувати використання електронних каналів (e‑mail, Viber тощо) як альтернативного способу обміну кадровими документами, а вже після цього приймати скан заяви та надсилати йому скан наказу.

Обґрунтування

Мобілізованого працівника можна звільнити за власним бажанням або за угодою сторін. Заборона стосується звільнення з ініціативи роботодавця та за закінченням строку договору, але не стосується звільнення за заявою працівника. Ініціатива має виходити саме від працівника, який подає заяву, а роботодавець видає наказ на підставі цієї заяви. Для дня звільнення зберігається обов’язок видати копію наказу та здійснити повний розрахунок і письмово повідомити про нараховані та виплачені суми відповідно до 116 КЗпП 116 КЗпП.

Електронні та альтернативні способи обміну документами під час воєнного стану дозволені. Закон дозволяє сторонам трудового договору в період воєнного стану домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів, заяв, повідомлень та інших документів, а також про будь-який доступний спосіб електронної комунікації (месенджери, електронна пошта тощо) за взаємною згодою сторін Стаття 7, від 15.03.2022 №2136-IX. Це означає, що сканкопія заяви, надіслана через погоджений канал, може бути належною підставою для видання наказу про звільнення.

Спосіб обміну документами треба зафіксувати окремо. Щоб мінімізувати ризики спору, спочатку доцільно отримати від працівника заяву (також сканом чи в електронній формі) про використання конкретних каналів зв’язку (електронна пошта, Viber тощо) як альтернативного способу обміну кадровими документами. На її підставі роботодавець видає індивідуальний наказ про обмін документами цими засобами і фіксує факт ознайомлення працівника з цим наказом через обраний канал, після чого можна приймати й обробляти заяву про звільнення через ці ж канали.

Надсилання сканкопії наказу про звільнення електронними каналами відповідає вимогам щодо видачі копії наказу. Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення і письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми та провести розрахунок у строки, визначені статтею 116 КЗпП; ці обов’язки можна виконати дистанційно, якщо спосіб електронної комунікації попередньо погоджено з працівником ч. 1 ст. 47 КЗпП, ст. 116 КЗпП, Стаття 7, від 15.03.2022 №2136-IX. Важливо зафіксувати факт отримання працівником копії наказу та повідомлення (відповідь у Viber, лист-відповідь e‑mail тощо).

Підсумок. Якщо ви документально погодите з працівником електронний канал зв’язку, то прийняття сканкопії його заяви на звільнення та надсилання йому сканкопії наказу про звільнення на e‑mail або Viber буде правомірним способом дистанційного оформлення звільнення.