Як правильно заповнити видатковий касовий ордер при звільненні

Заповнення видаткового касового ордера:

«Найменування підприємства/установи/організації» та «Код ЄДРПОУ». Зазначаються офіційне найменування підприємства та його код за ЄДРПОУ.

«Номер документа». Проставляється порядковий номер ВКО відповідно до Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.

«Дата складання». Зазначається дата фактичної виплати коштів — 29.06.2026. Оскільки видача готівки за видатковими касовими ордерами здійснюється лише в день їх складання, оформлювати ВКО заздалегідь заборонено (п. 32 Положення № 148).

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок». Зазначається Дт 661 «Розрахунки за заробітною платою» у кореспонденції з Кт 301 «Каса в національній валюті».

«Сума» (цифрами). Вказується сума, що підлягає видачі працівниці після утримання податків.

«Видати». Зазначаються прізвище, ім'я та по батькові працівниці у давальному відмінку

«Підстава». Необхідно зазначити призначення виплати та реквізити документа, на підставі якого вона здійснюється. Наприклад: «Розрахунок при звільненні: заробітна плата за другу половину червня 2026 року та компенсація за невикористану відпустку згідно з наказом від ___ № ___».

«Сума прописом». Сума до видачі зазначається словами (гривні — словами, копійки — цифрами).

«Додаток». Перелічуються документи, що є підставою для видачі коштів, наприклад: наказ про звільнення від ____ № ___, розрахунковий листок.

«Одержав». Цей реквізит заповнює працівниця власноруч. Вона зазначає отриману суму словами (гривні) та цифрами (копійки), дату отримання коштів (29.06.2026) і ставить власний підпис (п. 27 Положення № 148).

«За…» (документ, що посвідчує особу). Касир перевіряє паспорт або електронний паспорт у застосунку «Дія» та зазначає назву документа, його серію (за наявності), номер, ким і коли він виданий (п. 27 Положення № 148).

Хто підписує ВКО в полі «Головний бухгалтер»?

Відповідно до п. 26 Положення № 148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#n98 документи на видачу готівки підписують керівник підприємства та головний бухгалтер або інша особа, уповноважена керівником.

Згідно з п. 45¹ Положення № 148 керівник внутрішнім розпорядчим документом (наказом) визначає перелік посад та осіб, уповноважених підписувати касові документи.

Якщо у штаті є інший бухгалтер, якому наказом керівника надано право підписувати касові документи замість головного бухгалтера, саме він ставить підпис у полі «Головний бухгалтер» із зазначенням своїх прізвища та ініціалів.

Якщо іншого бухгалтера немає, а бухгалтерський облік веде керівник або інша уповноважена ним особа, підпис у полі «Головний бухгалтер» може поставити керівник, якщо таке право передбачено відповідним наказом по підприємству.

Раді допомогти, звертайтесь ще!