Оформлення первинних документів: підписання інвойсів головним бухгалтером можливе

Так, головний бухгалтер може виписувати інвойси та підписувати акти виконаних робіт. Для цього необхідно надати йому відповідні повноваження внутрішнім наказом керівника та передбачити таке право в посадовій інструкції. За належного оформлення податкові ризики відсутні.

Підприємство самостійно визначає коло працівників, які мають право підписувати первинні документи. Відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text підприємство самостійно організовує систему бухгалтерського обліку та визначає права працівників щодо підписання бухгалтерських документів. Згідно з п. 2.12 Положення 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 керівник затверджує перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи, пов'язані зі здійсненням господарських операцій.

При здійсненні експорту послуг інвойс та акт виконаних робіт є первинними документами, що підтверджують факт здійснення господарської операції. Відповідно до ст. 6 Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/959-12 зовнішньоекономічний договір (контракт) при експорті послуг може укладатися шляхом виставлення рахунка (інвойсу), у тому числі в електронній формі. Тому особа, яка підписує інвойси та акти, повинна мати належним чином оформлені повноваження. Для підтвердження таких повноважень перед банком та контролюючими органами достатньо внутрішнього наказу підприємства.

Сам факт підписання інвойсів та актів головним бухгалтером не створює податкових ризиків, якщо право підпису належним чином оформлене. Якщо ж під час перевірки буде встановлено, що документи підписані головним бухгалтером без відповідного наказу, контролюючий орган може визнати такі первинні документи оформленими з порушенням вимог ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, що може призвести до невизнання господарської операції.

Якщо інвойси та акти оформлюються в електронній формі, головний бухгалтер повинен використовувати власний кваліфікований електронний підпис. Передача головному бухгалтеру КЕП директора не допускається.

Якщо головний бухгалтер підписуватиме електронні документи, що подаються до контролюючих органів, право такого підпису необхідно оформити шляхом подання до ДПС «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису» за формою J1391104 / J1391105.

Для належного оформлення повноважень керівнику необхідно видати наказ про надання головному бухгалтеру права підписувати первинні документи, зокрема рахунки (інвойси) та акти виконаних робіт (наданих послуг), а також внести відповідні повноваження до посадової інструкції головного бухгалтера.

Якщо нерезидент вимагає окремого підтвердження повноважень особи, яка підписує документи, директор може додатково видати головному бухгалтеру довіреність, у тому числі англійською мовою або двомовну, з правом представляти підприємство та підписувати документи у межах зовнішньоекономічної діяльності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!