Витрати на паливо для службових поїздок: правомірність та документи

Ні, такий варіант є неправомірним і створює значні податкові ризики. Видача пального для особистого автомобіля директора без укладення договору оренди або позички призводить до виникнення додаткового блага, нарахування компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ та не дає підстав відносити такі витрати до звичайних господарських.

Якщо між підприємством і директором не укладено договір оренди або позички, автомобіль не набуває статусу службового. Тому видача пального чи компенсація його вартості для такого автомобіля розглядається як задоволення особистих потреб працівника.

Відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, пп. «г» або «е» пп. 164.2.17, вартість виданого пального є додатковим благом директора. ПДФО за ставкою 18 % визначається із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 відповідно до п. 164.5 Податкового кодексу України.

База оподаткування ПДФО = Вартість пального × 1,219512.

ПДФО = (Вартість пального × 1,219512) × 18 %.

Військовий збір за ставкою 5 % нараховується на вартість пального без застосування натурального коефіцієнта.

Військовий збір = Вартість пального × 5 %.

У Додатку 4ДФ такий дохід відображається з ознакою доходу «126».

Оскільки пальне використовується не в господарській діяльності, підприємство повинно нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ за ставкою 20 % відповідно до пп. «г» п. 198.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Подорожній лист може бути підставою для обліку використання пального лише тоді, коли автомобіль використовується підприємством на законних підставах — на праві власності, оренди або позички. За відсутності відповідного договору підприємство не має підстав обліковувати пальне на субрахунку 203 та списувати його на витрати діяльності (Дт 23, 92, 93).

Проведення:

Списано вартість пального на інші операційні витрати — Дт 949 – Кт 203.

Фінансовий результат до оподаткування визначається відповідно до пп. 134.1.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Водночас під час перевірки контролюючий орган може не визнати такі витрати через відсутність їх зв’язку з господарською діяльністю та належних первинних документів відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Щоб витрати на пальне можна було правомірно відносити до витрат підприємства без виникнення додаткового блага та компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ, автомобіль має використовуватися підприємством на законних підставах.

При укладенні договору оренди автомобіля з фізичною особою він має бути оформлений у письмовій формі та нотаріально посвідчений відповідно до ст. 799 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. У такому разі орендна плата є доходом директора, а витрати на пальне можуть списуватися на підставі подорожніх листів.

При укладенні договору позички автомобіля він також підлягає нотаріальному посвідченню відповідно до ст. 827 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. У цьому випадку витрати на пальне можуть бути віднесені до витрат підприємства без оподаткування їх ПДФО, військовим збором та без нарахування компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!