Як правильно оформити акт надання послуг за проживання

Готель може оформити один первинний документ датою виїзду — 01.07.2026 р. — за весь період проживання, а підприємство має розподілити витрати між червнем і липнем.

У практиці надання готельних послуг проживання вважається завершеним у день виїзду гостя. Тому готель може скласти один підсумковий первинний документ — рахунок-фактуру, інвойс або акт — датою 01.07.2026 р. за весь період проживання. Окремо оформлювати акт 30.06 за 2 дні і акт 01.07 за один день готель не зобов’язаний, оскільки послуга проживання завершується у день виїзду відповідно до встановленої розрахункової години.

У бухгалтерському обліку витрати потрібно віднести до тих звітних періодів, у яких вони фактично понесені. Це випливає з принципу нарахування, передбаченого Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ст. 4 та ч. 5 ст. 9. Оскільки проживання тривало з 29.06 по 01.07.2026 р., тобто 2 доби, витрати за добу з 29.06 на 30.06 відображаються у червні, а витрати за добу з 30.06 на 01.07 — у липні.

Якщо акт або інший документ готелю датований 01.07.2026 р., червневу частину витрат можна відобразити на підставі внутрішнього первинного документа — бухгалтерської довідки або внутрішнього акта. Таку можливість передбачає Положення 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17, п. 3.4. Після отримання документа від готелю, датованого 01.07.2026 р., за потреби проводиться коригування на різницю між сумою, визначеною у внутрішньому документі, та фактичною сумою за документом готелю.

Наприклад, якщо загальна вартість проживання за 2 доби становить 6 000 грн, витрати за червень становлять 3 000 грн і відображаються 30.06.2026 р. за внутрішнім актом або бухгалтерською довідкою. Витрати за липень становлять 3 000 грн і відображаються 01.07.2026 р. на підставі отриманого документа від готелю.

Для ПДВ має значення дата першої події. Оскільки ТОВ оплатило проживання з рахунку 09.06.2026 р., податкові зобов’язання готелю, якщо він є платником ПДВ, та право ТОВ на податковий кредит виникають на дату оплати — 09.06.2026 р. — на всю сплачену суму відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, п. 187.1. Отримання акта від 01.07.2026 р. є другою подією і на облік ПДВ не впливає.

Раді допомогти, звертайтесь ще!