Внутрішній звіт про витрати підприємства без авансових звітів

Якщо працівник оплатив товари чи послуги власними готівковими коштами, подавати авансовий звіт (Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт) потрібно обов'язково навіть якщо аванс і не видавався..

ОЛднак, можна оформити внутрішній звіт або заяву-звіт про відшкодування витрат замість авансового звіту, якщо оплата здійснювалася платіжним інсрументом (карткою). Це не є обов'язковим: при безготівкових оплатах можна просто подати документи б бухгалтерію, бузгалтер оформлює бухдовідку. Якщо все ж працвник подає крім документів ще й звіт - такий документ має містити реквізити первинного документа і підтверджувати, що витрати здійснені для господарських потреб підприємства.Яещзо викорстовувалася гтівка, порібен авансовий звіт встанволеної форми.

Відповідно до пп. 170.9.4 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text типовий Звіт про використання коштів / електронних грошей подається обов’язково у випадках, коли виникає оподатковуваний дохід або використовувалася готівка понад суму добових. Якщо працівник оплатив товари чи послуги власними коштами з картки або рахунку, обов’язку оформлювати саме типову форму звіту немає, але понесені витрати потрібно підтвердити для бухгалтерського обліку.

Коли авансовий звіт не обов'язковий, підприємство може застосовувати власну форму звіту або заяви про відшкодування витрат. Такий документ згідно зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text повинен містити назву документа, дату його складання, назву підприємства, посаду і ПІБ особи, яка склала документ, зміст та обсяг господарської операції, перелік придбаних товарів чи послуг із посиланням на квитанції, а також особистий підпис працівника.

До звіту або заяви потрібно додати оригінали документів, які підтверджують оплату: фіскальні чеки РРО/ПРРО, товарні чеки, квитанції до прибуткових касових ордерів. Видаткова накладна сама по собі підтверджує отримання товару, але не підтверджує факт його оплати. Якщо немає платіжного документа, суму компенсації можуть розцінити як додаткове благо працівника.

Керівник підприємства має затвердити такі витрати наказом або резолюцією на заяві працівника про відшкодування коштів. Це підтверджує, що придбані товари чи послуги були потрібні підприємству та пов’язані з його господарською діяльністю.

Якщо зв’язок витрат із господарською діяльністю не підтверджено або відсутні підтвердні документи, сума компенсації вважається додатковим благом і оподатковується ПДФО за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 5%.

Право працівника на відшкодування витрат, понесених в інтересах роботодавця, передбачене ст. 1160 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. Якщо внутрішніми документами підприємства не встановлено окремий строк повернення коштів, то за ст. 530 Цивільного кодексу України підприємство має виплатити компенсацію протягом 7 календарних днів із дня пред’явлення працівником письмової заяви або вимоги.
Бухгалтерська добірка. Підзвіт, відрядження, авансовий звіт: ТОП-7 нових зразків документів
зразку довільного звіту (для випадку , коли авансовий звіт не подаєсья) немає, але його можна розробити самостійно в будь якій формі, тому що по суті цей звіт є необов'язковим, для випадків за виключенням тих, що вказані в 170.9.4 ПКУ

Раді допомогти, звертайтесь ще!