Перелік документів для архіву при ліквідації ТОВ платника єдиного податку

При ліквідації ТОВ до архівної установи потрібно передати документи тривалого зберігання та документи з кадрових питань (особового складу). Після їх прийняття архівна установа видає довідку, яку необхідно подати державному реєстратору для завершення державної реєстрації припинення юридичної особи.

Відповідно до п. 3 глави 3 розділу XV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/go/z0736-15, у разі ліквідації юридичної особи, яка не має органу вищого рівня, її архівні справи, що не належать до Національного архівного фонду, зокрема документи з кадрових питань, передаються до трудового архіву або приватної архівної установи.

До архіву передаються документи, упорядковані за описами справ.

До документів з кадрових питань (особового складу) належать накази (розпорядження) щодо прийняття, переведення, звільнення, сумісництва тощо, особові справи звільнених працівників (у тому числі заяви, автобіографії, копії паспортів, дипломів), особові картки працівників за типовою формою № П-2, трудові договори (контракти), цивільно-правові договори з фізичними особами, а також незатребувані трудові книжки, якщо вони є.

Також передаються документи щодо нарахування та виплати заробітної плати, зокрема розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників і персоніфіковані відомості про виплату заробітної плати та інших виплат застрахованим особам, як це передбачено Правилами № 1000/5.

До архіву передаються й установчі та реєстраційні документи, зокрема статут ТОВ із внесеними до нього змінами, рішення засновників (протоколи загальних зборів учасників) про створення, діяльність та ліквідацію товариства.

Первинна бухгалтерська документація, як правило, до архівної установи не передається. Вона може бути знищена лише після закінчення строку її зберігання (не менше 3 років) та після проведення податкової перевірки. При оформленні акта про вилучення документів для знищення до нього додається довідка про відсутність податкових спорів і проведення перевірки відповідно до п. 5 глави 3 розділу V Правил № 1000/5.

В листі щодо прийняття документів на архівне зберігання та прозання надати довідку, слід повідомити наступне:

Повідомляю, що на підставі рішення засновників (учасників) № ___ від «» __________ 20 р. розпочато процедуру ліквідації Товариства.....(запис у ЄДР про перебування у процесі припинення від... №...)

Керуючись статтею 31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та розділом XV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, просимо прийняти на зберігання документи ТОВ ...], що підлягають тривалому зберіганню, зокрема документи з кадрових питань (особового складу) та нарахованої заробітної плати за період з ... по ...

Документи впорядковані відповідно до вимог законодавства. До листа додаються проєкти описів справ.

Після прийняття документів просимо видати довідку про прийняття справ на зберігання для надання державному реєстратору з метою державної реєстрації припинення юридичної особи згідно з п. 9 глави 3 розділу XV Правил № 1000/5.

Просимо повідомити про дату та час проведення експертизи цінності документів та підписання акта приймання-передавання.

Після передання документів та підписання акта приймання-передавання архівна установа видає довідку. Згідно з п. 9 глави 3 розділу XV Правил № 1000/5 у ній зазначаються найменування установи-здавальника, кількість справ за кожним описом (постійного зберігання, тривалого зберігання та з кадрових питань), крайні дати документів, а також дата і номер акта приймання-передавання.

Цю довідку подають державному реєстратору разом із заявою про державну реєстрацію припинення юридичної особи в результаті її ліквідації відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» https://zakon.rada.gov.ua/go/755-15.
На жаль готових зразків супровідних документів немає

Раді допомогти, звертайтесь ще!