Оформлення поїздки працівників на навчання: витрати та документація

Якщо мається на увазі загальне оформлення поїздки працівників як відрядження, то відповідь буде стосуватися стандартних кадрових документів. А якщо вас цікавить саме списання пального та законність використання особистих автомобілів, то тут діють суворі правила Податкового кодексу, де криються найбільші ризики для ТОВ.

Якщо запитання стосується оформлення самої поїздки (відрядження), то у цьому випадку процедура є стандартною для бухгалтерії та кадрів:
видається наказ про направлення у відрядження (або на навчання), де вказують ПІБ працівників, мету (навчання), місто, термін (3 дні) та джерело фінансування;
ТОВ оплачує готель (безготівково або через підзвітні кошти). Для витрат потрібен рахунок готелю та фіскальний чек;
добові виплачуються обов'язково за кожен день поїздки згідно з внутрішнім положенням ТОВ.
Після повернення працівники надають документ про навчання (сертифікат, диплом) та Звіт про використання коштів (авансовий звіт).
https://7eminar.ua/news/6287-navcannya-pracivnika-za-raxunok-pidprijemstva
Якщо запитання стосується використання авто та списання пального, то ТОВ не має права просто так оплатити пальне для приватного автомобіля працівника. Без належного оформлення податкова зніме витрати підприємства та нараховує працівнику 18% ПДФО і 5% військового збору на суму пального як на «додаткове благо». На ці 3 дні ТОВ має укласти з працівниками договір оренди або позички (безоплатного користування) автомобілів. Це робить машини офіційно «службовими» на час поїздки. У наказі про відрядження чітко прописують: «Дозволити поїздку на орендованих авто (марка, держномер) з відшкодуванням пального за рахунок ТОВ».
Для списання потрібні чеки АЗС за дні поїздки та маршрутний (подорожній) лист із фіксацією показників одометра до та після відрядження, щоб списати пальне за нормами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!