Проблеми з відображенням працівника в ПФУ та лікарняних

Якщо ПФУ «не бачить» працівника, потрібно перевірити і за потреби виправити дані про трудові відносини та звітність, а потім за потреби ініціювати формування/повторне формування е-лікарняного або оформлення паперового.

Обґрунтування

1. Перевірте, чи виконані базові дії роботодавця. Має бути своєчасно подано повідомлення до ДПС про прийняття на роботу за Порядком, затвердженим постановою КМУ від 17.06.2015 №413, та поданий Податковий розрахунок (об’єднана звітність), у якому за працівником відображено дохід і ЄСВ. Саме ці дані потрапляють до Реєстру застрахованих осіб і використовуються для формування електронного лікарняного та відображення працівника в кабінеті страхувальника ПФУ.

2. Перевірте персональні дані працівника. Частою причиною «невидимості» працівника є помилки в РНОКПП, серії/номері паспорта, ПІБ або даті народження. Необхідно звірити, щоб усі ці дані в: а) повідомленні про прийняття, б) об’єднаній звітності, в) даних, що вводяться на порталі ПФУ, повністю збігалися з документами працівника. Якщо є помилка в реєстрі застрахованих осіб, працівник має через свій кабінет на порталі ПФУ подати «Анкету для зміни даних в Реєстрі застрахованих осіб» із копіями паспорта тощо.

3. За потреби подайте оперативні відомості до ПФУ. Якщо підприємство є критично важливим, слід через портал у розділі «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» подати запис про прийняття працівника згідно з підп. 4 п. 2 постанови КМУ від 22.11.2024 №1332. Це допомагає синхронізувати інформацію в реєстрі, у тому числі для систем ПФУ.

4. Дії щодо лікарняного. Е-лікарняний формується лише тоді, коли на дату відкриття медичного висновку працівник ідентифікований як застрахована особа в Реєстрі. Якщо на момент створення медичного висновку ПФУ не «бачив» трудові відносини, лікарняний не сформувався. Алгоритм практично такий:

   • подати/уточнити звітність, дочекатися оновлення даних у Реєстрі (зазвичай кілька днів);
   • після оновлення попросити працівника звернутися до медзакладу, де відкривали медичний висновок, щоб його повторно направили в систему;
   • якщо повторне направлення неможливе або не спрацьовує, працівник через лікаря/ЛКК може домагатися оформлення паперового листка непрацездатності як замінника електронного.

5. Якщо після цих кроків ПФУ все одно не ідентифікує працівника. Роботодавець або працівник можуть подати офіційне звернення до ПФУ через розділ «Комунікації з ПФУ» → «Звернення» із доданням копій: паспорта, РНОКПП, наказу про прийняття, повідомлення до ДПС, витягу з об’єднаної звітності. ПФУ має звірити дані і внести/виправити інформацію в Реєстрі, після чого е-лікарняний або з’явиться, або стане можливим його належне оформлення.

Поки дані в ПФУ не виправлені й лікарняний не сформовано, у табелі доцільно тимчасово ставити «НЗ» з подальшим коригуванням на «ТН» після появи листка непрацездатності.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?