Визначення курсу для обліку добових витрат у відрядженні

Для обліку витрат вартість визначається за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту (у частині витрат, сплачених власною гривневою карткою працівника), а для перевірки ліміту оподаткування ПДФО та ВЗ використовується офіційний курс НБУ за кожен календарний день відрядження окремо.

Оскільки корпоративну картку було заблоковано і працівник фактично витрачав власні кошти, кошти, які підприємство йому відшкодовуватиме, за своєю суттю є компенсацією витрат без попередньо використаного валютного авансу, адже аванс на корпоративній картці залишився невикористаним. Витрати на готель, зарядку електромобіля, платні дороги та інші підтверджені витрати відповідно до НП(С)БО 21 під час первісного визнання перераховуються у гривні за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту.

Добові рахуєте по курсу НБУ на дату затвердження витрат. До оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день (п.170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20251001#n3965)

Тобто потрібно перевіряти чи не перевищує виданий гривневий еквівалент добових на кожен день відрядження еквівалент 80 євро на добу по курсу на кожен такий день.Розраховуємо суму добових окремо за кожний день відрядження у гривнях за курсом НБУ, встановленим у цей день. Для цього 80 євро множимо на щоденний курс.
Далі отримані суми потрібно скласти разом і порівняти з сумою, що була розрахована на дату затвердження авансового звіту. Якщо гривневий еквівалент розрахованих добових перевищує отриману внаслідок щоденного перерахунку суму – виникло перевищення суми добових за рахунок курсових різниць. Сума перевищення підлягає оподаткуванню з застосуванням натурального коефіцієнта (п.164.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627).

Кошти, які були перераховані на корпоративну картку, але не були використані працівником через блокування операцій, залишаються на рахунках підприємства. Оскільки такі кошти не були зняті та фактично не використані підзвітною особою, вони не формують її заборгованості. На субрахунку 372 відображається лише заборгованість підприємства перед працівником за витратами, понесеними ним за власний рахунок і підтвердженими авансовим звітом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!