Коректне відображення товару в обліку: рахунки та накладні

Так, товар доцільно оприбутковувати саме за найменуванням із видаткової накладної, оскільки саме вона є первинним документом, який підтверджує факт отримання товару.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Видаткова накладна підтверджує передачу товару, його кількість та номенклатуру, тоді як рахунок на оплату переважно є лише документом для здійснення оплати та не підтверджує фактичне постачання товару.

Тому при оприбуткуванні товару назву доцільно брати саме з видаткової накладної. Якщо постачальник у видатковій накладній додає до назви цифри, артикул або код УКТ ЗЕД, це вважається частиною ідентифікації товару.

Для ПДВ це також має значення. Відповідно до ст. 201.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text та Порядку заповнення податкової накладної №1307 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0137-16#Text номенклатура товару у податковій накладній повинна відповідати первинним документам.

Податкові органи звертають увагу на безперервність ланцюга:
придбання;
облік;
реалізація.

Тому найбезпечніший варіант — використовувати найменування максимально наближене до того, яке зазначене у вхідних документах постачальника.

Через це дійсно може виникати ситуація, коли:
одна номенклатура є у рахунку;
інша — у видатковій накладній.

Це не є помилкою. Рахунок не визначає бухгалтерську номенклатуру товару. Для обліку важливе саме найменування з первинного документа — видаткової накладної.

Щоб не створювати надмірну кількість схожих номенклатур у довіднику, підприємство може внутрішньо затвердити таблицю відповідності назв або використовувати власну уніфіковану назву, якщо при цьому забезпечується однозначна ідентифікація товару та не змінюється код УКТ ЗЕД.

Але з точки зору податкової безпеки найменування за видатковою накладною постачальника є найбільш безпечним варіантом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!