Облік оренди автомобіля: пальне, ремонт та податкові нюанси

ТОВ може орендувати автомобіль у фізичної особи та відносити на витрати пальне, ремонти і технічне обслуговування, але для цього необхідно правильно оформити договір, первинні документи та підтверджувати господарське використання авто.

Договір оренди транспортного засобу з фізичною особою укладається у письмовій формі та підлягає нотаріальному посвідченню відповідно до ст. 799 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. Якщо автомобіль орендується у директора або засновника, безоплатне користування таким майном не допускається згідно зі ст. 829 ЦКУ, тому оформлюється саме платна оренда.

Підприємство при виплаті орендної плати фізичній особі виконує функції податкового агента. Із суми орендної плати утримуються ПДФО 18% та військовий збір 5% відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. У Додатку 4ДФ такий дохід зазвичай відображають з ознакою доходу «127». ЄСВ на орендну плату за рухоме майно не нараховується.

Для включення вартості пального до витрат ТОВ повинно підтвердити використання автомобіля у господарській діяльності. Для цього оформлюють подорожні листи або інші первинні документи, які містять інформацію про маршрут, пробіг, мету поїздки та витрати пального. Списання пального здійснюється за нормами, затвердженими наказом по підприємству. Первинні документи повинні відповідати вимогам Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та Положення №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17.

При передачі та поверненні автомобіля доцільно фіксувати в акті приймання-передачі залишок пального в баку. Якщо під час повернення автомобіля кількість пального перевищує обсяг, який був при передачі, така різниця може розглядатися як безоплатно отримані запаси відповідно до НП(С)БО 9 «Запаси» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#Text.

Поточний ремонт та технічне обслуговування автомобіля, якщо інше не встановлено договором, здійснює орендар відповідно до ст. 801 ЦКУ. Такі витрати включаються до витрат звітного періоду залежно від напряму використання автомобіля та можуть обліковуватись на рахунках 92, 93 або 94 згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99.

Проведення:
Нараховано орендну плату — Дт 92, 93, 94 – Кт 685
Утримано ПДФО — Дт 685 – Кт 641
Утримано військовий збір — Дт 685 – Кт 642
Виплачено орендну плату фізособі — Дт 685 – Кт 311
Списано пальне — Дт 92, 93, 94 – Кт 203
Відображено витрати на поточний ремонт — Дт 92, 93, 94 – Кт 631, 685, 207

Капітальний ремонт за загальним правилом є обов’язком орендодавця відповідно до ст. 776 ЦКУ. Якщо ТОВ здійснює поліпшення автомобіля без компенсації від власника, наприклад встановлює ГБО або інше обладнання, то при поверненні автомобіля вартість таких поліпшень може визнаватися додатковим благом фізичної особи з оподаткуванням ПДФО та військовим збором.

ТОВ також повинно подати повідомлення за формою №20-ОПП щодо орендованого автомобіля протягом 10 робочих днів після укладення договору оренди відповідно до Порядку обліку платників податків і зборів №1588 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1562-11.

При перевезенні вантажів необхідно оформлювати товарно-транспортні накладні відповідно до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу №363 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0128-98.

Раді допомогти, звертайтесь ще!