Алгоритм передачі автомобіля в оренду для перевезення товарів

ТОВ може використовувати вантажний автомобіль директора після оформлення нотаріально посвідченого договору оренди, акта приймання-передачі, подання форми №20-ОПП та організації обліку витрат на експлуатацію.

Договір оренди транспортного засобу між директором як фізичною особою та ТОВ потрібно укласти у письмовій формі та нотаріально посвідчити, оскільки цього вимагає ч. 2 ст. 799 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. Від імені ТОВ такий договір не повинен підписувати сам директор, оскільки він одночасно виступає орендодавцем як фізична особа. Щоб уникнути ситуації, передбаченої ст. 238 ЦКУ, від імені товариства договір має підписати інша уповноважена особа, наприклад заступник на підставі довіреності або особа, визначена протоколом загальних зборів.

Після нотаріального посвідчення договору потрібно оформити акт приймання-передачі автомобіля. В акті слід зазначити технічний стан вантажного автомобіля, пробіг на дату передачі, комплектність, зокрема наявність запасного колеса, інструментів та інших належностей, а також залишок пального в баку.

ТОВ має подати до податкового органу за місцем свого обліку повідомлення за формою №20-ОПП про орендований автомобіль як об’єкт оподаткування. Таке повідомлення подається протягом 10 робочих днів після укладення договору оренди.

Під час виплати орендної плати директору як фізичній особі ТОВ є податковим агентом. Із суми орендного платежу потрібно утримати ПДФО 18% відповідно до пп. 164.2.2 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text та військовий збір 5%. У Додатку 4ДФ такий дохід зазвичай відображають з ознакою доходу «127» або «102», якщо оренда є частиною цивільно-правового договору про надання послуг, однак для звичайної оренди майна частіше застосовується ознака «127».

Для списання витрат на пальне та технічне обслуговування ТОВ потрібно видати наказ про затвердження норм витрат пального та оформлювати подорожні листи або інші первинні документи, які підтверджують маршрут і зв’язок поїздки з господарською діяльністю. Також потрібно перевірити поліс ОСЦПВ: якщо він оформлений на директора, ТОВ може укласти новий договір страхування як законний володілець автомобіля. Оплата КАСКО за автомобіль фізичної особи може розглядатися як додаткове благо директора з оподаткуванням за пп. 164.2.16 ПКУ.

При перевезенні вантажів необхідно оформлювати товарно-транспортні накладні відповідно до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу №363 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0128-98.

Раді допомогти, звертайтесь ще!