Облік відпусток: резерви та відпускні за попередні роки

На нашу думку, якщо Ви вперше почали нараховувати резерв відпусток з 2026 року, то це означає, що Ви змінили облікову політику, тому врахуйте наступне

НПСБО 6 визначає наступне (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0392-99#Text):

«9. Облікова політика може змінюватися тільки, якщо змінюються статутні вимоги, вимоги органу, який затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, або, якщо зміни забезпечать достовірне відображення подій або операцій у фінансовій звітності підприємства.

...11. Облікова політика застосовується щодо подій та операцій з моменту їх виникнення, за винятком випадків, передбачених п. 13 цього Національного положення (стандарту).

12. Вплив зміни облікової політики на події та операції минулих періодів відображається у звітності шляхом:

12.1. Коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року.

12.2. Повторного надання порівняльної інформації щодо попередніх звітних періодів.

13. Якщо суму коригування нерозподіленого прибутку на початок звітного року неможливо визначити достовірно, то облікова політика поширюється лише на події та операції, які відбуваються після дати зміни облікової політики.

14. Якщо неможливо розрізнити зміну облікової політики та зміну облікових оцінок, то це розглядається і відображається як зміна облікових оцінок.»

Отже, початок формування такого резерву є зміною облікової політики

Лист МФУ від 09.06.2006 р. N 31-34000-20-25/12321:

«Управління методології бухгалтерського обліку на запит щодо створення підприємствами забезпечення на виплату відпусток працівникам повідомляє.

Норма, встановлена пунктом 7 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 26 "Виплати працівникам", затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 28 жовтня 2003 р. N 601, і пунктом 13 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 11 "Зобов'язання", затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31 січня 2000 року N 20, є імперативною для застосування підприємством нормою. Забезпечення на виплату відпусток створюється у тому звітному періоді, в якому у підприємства виникло внаслідок минулих подій зобов'язання, оцінка якого може бути розрахунково визначена."

З наведених норм випливає наступне:

1) Резерв відпусток працівників є елементом облікової політики, і не віднесений до облікових оцінок

2) Його сума може бути визначена розрахунково станом на 01.01.2026

3) Резерв відпусток при зміні облікової політики за минулі періоди (роки) формується за рахунок нерозподіленого прибутку (Дт 44).

Таким чином:

1. При зміні облікової політики підприємство проводить розрахунок сальдо резерву відпусток станом на початок звітного року (01.01.2026), в якому помінялася облікова політика. Станом на 31.12.2025 нічого не робите в обліку, адже в 2025 р. по 31.12.2025.

2. Резерв відпусток, право на які працівники заробили до 2026 року, формується записом Дт 44 Кт 471. Цей запис робите в 2026 році. Це не є виправлення помилки і не підставою для уточнення податкових чи фінансових звітів за 2025 та інші роки;

3. при формуванні резерву відпусток Ви маєте створювати його таким чином, щоб він «покривав» і нарахування суми відпускних працівникам, і суми ЄСВ на ці відпускні. Це передбачено нормою Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій № 291 від 30.11.1999 р., пояснення до субрахунку 471 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#Text).

Коли в 2026 році працівники будуть йти у відпустки за минулі роки чи за 2026 рік, то Ви їм будете нараховувати відпускні за рахунок вже створеного резерву на відпустки в 20256 році - наступним чином:

Дт 471 Кт 661 - сума оплати відпускних

Дт 471 Кт 651 - ЄСВ на відпускні.

Враховуючи, що за зароблені до 2026 р. відпускні резерв формується як Дт 44 Кт 471, то на жаль частину витрат в податковому обліку Ви втрачаєте, оскільки уточнити ці витрати як помилку за 2025 рік не можна, адже це не є помилкою.

Додатково - https://7eminar.ua/news/15748-rezerv-vidpustok-pri-perexodi-z-mikro-do-malogo-pidprijemstva

Раді допомогти, звертайтесь ще!