Компенсація витрат на доставку: облік та проведення операцій

Давайте розбиратися:

Так як доставка за договором була за ваш рахунок, але клієнт оплатив її пошті самостійно, ми маємо справу з компенсацією понесених витрат.

1. Документальне підтвердження витрат

Відповідно до ст. 9 Закону № 996-XIV "Про бухгалтерський облік" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 , підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Платіжка на 500 грн - це добре, але вона показує тільки що гроші пішли, а от чому - це вже інше питання.

• Бухгалтерська довідка: Так, вона є необхідною, але лише як зведений документ.
• Ваш пакет документів: Для безпечного включення до витрат Вам потрібно підкласти до довідки:
• Лист-претензію від покупця (той самий лист, який Ви отримали).
• Витяг із договору, де чорним по білому написано, що доставка - за Ваш рахунок.
• Копію експрес-накладної пошти (де вказано вартість доставки та платника - покупця).

З такими документами у вас не буде проблем, якщо прийде перевірка - все буде чесно обґрунтовано.

2. Бухгалтерські проведення: який рахунок обрати?

Оскільки ця виплата не є поверненням переплати за товар, а є саме компенсацією витрат клієнта, краще не "мішати" її з основною заборгованістю за товар на 361 рахунку.

• Дт 93 - Кт 685 - нараховано компенсацію вартості доставки (на підставі бух. довідки та листа). Оскільки це витрати на збут (п. 19 НП(С)БО 16 "Витрати") https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o39 .
• Дт 685 - Кт 311 - перераховано кошти клієнту.
  Так ви завжди будете розуміти, що ці 500 грн - то не борг за товар, а просто додаткові витрати на збут.

Підсумок: Використовуйте Дт 685 - Кт 311. Зробіть нормальну бухгалтерську довідку, прикріпіть копію договору і лист від клієнта - тоді ці 500 грн точно пройдуть як витрати на збут без питань.

Раді допомогти, звертайтесь ще!