Правила оприбуткування і списання товарів для офісу без ризиків

Одного наказу недостатньо — обов’язково потрібен акт списання без персоніфікації споживання.

Щоб витрати на каву, воду, печиво, канцтовари та засоби гігієни не визнали додатковим благом працівників, необхідно забезпечити відсутність персоніфікації та підтвердити їх зв’язок із господарською діяльністю.

Закупівля через підзвітну особу оформлюється на підставі підтвердних документів (фіскальні чеки, накладні) та, як правило, авансового звіту. Якщо оплата здійснювалася власними коштами працівника, доцільно мати підтвердження оплати (виписку), оскільки відповідно до пп. 170.9.2 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text відшкодування витрат без належного підтвердження може розцінюватися як дохід.

Наказ керівника є необхідним документом, у якому слід обґрунтувати придбання: забезпечення санітарно-гігієнічних умов та організації праці (ст. 153 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08), забезпечення можливості приймання їжі (ст. 66 КЗпП). У наказі важливо зазначити, що товари знаходяться у вільному доступі для всіх працівників (без обліку індивідуального споживання).

Ключовим документом є акт списання ТМЦ. Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text саме первинні документи підтверджують господарські операції. Акт складається, як правило, за місяць комісією і містить загальні обсяги використання без зазначення конкретних осіб.

Використання відомостей видачі (з підписами працівників) створює ризик визнання доходу у вигляді додаткового блага відповідно до пп. 164.2.17 Податкового кодексу України, що призведе до оподаткування ПДФО 18% та військовим збором 5%.

Таким чином, для безпечного оформлення необхідні: наказ, підтвердні документи на придбання (через підзвітну особу) та акт списання без персоніфікації. Саме відсутність прив’язки до конкретних працівників є визначальною для уникнення оподаткування як додаткового блага.

Раді допомогти, звертайтесь ще!