Виправлення помилок у бухгалтерії: документи та процедури для обох сторін

Таку помилку слід виправити через рахунок 44 «Нерозподілений прибуток (непокритий збиток)» на підставі бухгалтерської довідки, оскільки помилка стосується минулого звітного року і вплинула на фінансовий результат.

Для підтвердження нових сум необхідно оформити коригувальні акти або додаткову угоду з протоколом узгодження ціни/обсягів. Виправлення в обліку не може ґрунтуватися лише на внутрішньому рішенні. Потрібні документи, що підтверджують зміну вартості або обсягів послуг.

Такими документами можуть бути додаткова угода або протокол узгодження: сторони мають зафіксувати, що в актах за березень–грудень 2025 року було допущено технічну помилку в розрахунках.

Також можна оформити коригувальний акт: замість видачі повністю «нових» актів, краще скласти один або декілька актів коригування, де вказати: «Згідно з Додатковою угодою №... від ..., вартість послуг за Актом №... від ... змінюється з [стара сума] на [нова сума]».

Якщо звіт є невід’ємною частиною акта, його також потрібно переоформити (надати у новій редакції), щоб дані в ньому відповідали виправленим сумам.

Для коригувань в бухобліку складається бухгалтерська довідка. Вона має містити: зміст помилки, причину, посилання на первинні документи (старі та нові коригувальні), суму та кореспонденцію рахунків (п. 4.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text).

Згідно з п. 4 НП(С)БО 6 Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0392-99 помилки минулих років, що впливають на фінрезультат, виправляються шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року.

У продавця: якщо суму було завищено (потрібно зменшити дохід): Дт 44 — Кт 361 (на суму різниці).

У покупця: оскільки суму витрат було завищено (потрібно зменшити витрати): Дт 631 — Кт 44.

Оскільки виправлення через рахунок 44 змінює фінансовий результат до оподаткування за 2025 рік, обидві сторони (якщо вони є платниками податку на прибуток) мають:

Подати уточнюючу декларацію з податку на прибуток за 2025 рік (або виправити через додаток ВП у поточній декларації) ст. 50 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1258 та подати уточнену фінансову звітність за 2025 рік, яка є додатком до декларації.

Раді допомогти, звертайтесь ще!