Оформлення транспортних послуг: оренда, документи та вимоги для водія

Для правильного оформлення використання вантажівки родича для надання транспортних послуг вам необхідно укласти договір оренди (найму) транспортного засобу та забезпечити водія повним пакетом супровідних документів.

Оскільки власником автомобіля є фізична особа, а ви (ФОП) плануєте використовувати його у підприємницькій діяльності, найкращим варіантом є договір найму (оренди) транспортного засобу. Відносини оренди регулюються Цивільним кодексом України, ст. 798–805.

Згідно з Цивільним кодексом України, ч. 2 ст. 799, договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню.

Навіть якщо ви зареєстровані як ФОП, ваш родич виступає у договорі як звичайна фізична особа (не підприємець). Відсутність нотаріального посвідчення робить такий договір нікчемним, що може призвести до невизнання витрат на пальне та ремонт податковими органами.
Виняток: Існує судова практика (Постанова ВСУ від 14.06.2023 р. у справі №125/1216/20), яка допускає просту письмову форму, якщо обидві сторони є суб'єктами господарювання (ФОП), але у вашому випадку орендодавець — просто родич (фізособа), тому нотаріальне завірення є обов'язковим.

Водій (найманий працівник) під час виконання перевезень вантажів у внутрішньому сполученні повинен мати при собі та пред’являти для перевірки (Закон України «Про автомобільний транспорт», ст. 48):

Посвідчення водія відповідної категорії (для вантажівок — категорія C або C1).
Свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу (техпаспорт). Оскільки авто в оренді, водію достатньо мати оригінал техпаспорта власника (родича).
Товарно-транспортна накладна (ТТН) — основний документ на вантаж. Вона підтверджує законність перевезення ТМЦ.
Поліс обов'язкового страхування цивільно-правової відповідальності (ОСЦПВ).
Подорожній (маршрутний) лист: Хоча типову форму скасовано, ФОП має розробити власну форму для обліку роботи водія та списання пального. Це важливо для підтвердження зв'язку поїздки з господарською діяльністю.

Раді допомогти, звертайтесь ще!