Закріплення автомобіля за власником: можливість виписки подорожніх листів

Просто закріпити автомобіль за власником, який не є працівником, та списувати ПММ на підставі подорожніх листів не можна. Це призведе до визнання вартості пального та послуг із користування авто «додатковим благом» власника з оподаткуванням ПДФО (18%) та військовим збором (5%), а також до невизнання витрат підприємства. Безкоштовна передача авто власнику прямо заборонена законом.

Передати авто засновникові у безоплатне користування (позичку) заважає ч. 2 ст. 829 ЦКУ, що забороняє юрособі, яка здійснює підприємницьку діяльність, передавати речі у безоплатне користування особі, що є її засновником, учасником, керівником, членом її органу управління або контролю. Згідно з Цивільним кодексом України, ч. 2 ст. 829, юридична особа, яка здійснює підприємницьку діяльність, не має права передавати речі у безоплатне користування (за договором позички) особі, яка є її засновником (власником), учасником або керівником. Отже, варіант просто «дати покататися» без оплати є незаконним.

Закріплення автомобіля за конкретною особою та видача подорожніх листів зазвичай регулюються нормами трудового права. Відповідно до Кодексу законів про працю України, ст. 29, роботодавець зобов'язаний забезпечити працівника засобами, необхідними для роботи. Оскільки власник не є працівником, підприємство не може визначити йому «робоче місце» в автомобілі або видати завдання на поїздку в межах трудових обов'язків.

Тому передача засновнику допустима тільки в платне користування, тобто за договором оренди.

Відносини оформляються у рамках цивільно-правового законодавства: укладається договір оренди транспортного засобу (ст. 798 — 805 ЦКУ).

Зверніть увагу згідно зі ст. 799 ЦКУ такий договір оренди складається у письмовій формі і підлягає нотаріальному посвідченню. Окрім хіба що випадків, коли засновник є ФОП і укладає договір/використовує це авто саме як ФОП.

Подорожній лист (або інший первинний документ власної розробки) є підтвердженням того, що автомобіль використовувався саме в господарській діяльності підприємства.

Якщо власник не виконує роботу для компанії, поїздки не мають господарської мети.
Списання пального за такими листами податківці розцінять як використання майна в особистих цілях фізособи.
Згідно з Податковим кодексом України, пп. «е» пп. 164.2.17, вартість безоплатно отриманих товарів (пального) та послуг (оренди авто) вважається додатковим благом.

Щоб легалізувати використання авто власником, можна обрати один із варіантів:

1. Оренда: Укласти договір оренди автомобіля між підприємством та власником. Власник сплачує підприємству орендну плату (за ринковими цінами), а підприємство нараховує податки на цей дохід. Договір оренди авто з фізособою обов'язково посвідчується нотаріально (Цивільний кодекс України, ст. 799).
2. Працевлаштування: Оформити власника на роботу (наприклад, директором або менеджером). Тоді поїздки можна буде оформлювати як службові з випискою подорожніх листів, але лише для цілей бізнесу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!