Витрати на електроенергію: бухгалтерський облік та оподаткування директора

Давайте розглянемо Ваше питання:

Ситуація доволі поширена, але ризикована з точки зору податків.

1. Чи можна врахувати у витрати ТОВ?

Ні, це дуже ризиковано.
Згідно з ПКУ, витрати мають бути документально підтверджені та пов’язані з господарською діяльністю саме підприємства. Пункт 44.1 ст. 44 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 : Забороняється формування показників податкової звітності на підставі даних, не підтверджених документами. Оскільки договір укладено на фізособу, рахунки виписуються не на ТОВ. Це означає відсутність належних первинних документів для підприємства. Оскільки договір укладено на фізособу, а не на ТОВ:

• Первинні документи (рахунки від Обленерго) виписані на директора як на громадянина.
• ТОВ не є стороною договору, тому юридично воно не споживає цю енергію.
• Податківці під час перевірки, скоріш за все, знімуть такі витрати, оскільки це «оплата чужих зобов'язань». Пункт 7 П(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o25 : Витратами визнаються витрати, які можуть бути достовірно оцінені. Податківці вважають, що якщо ТОВ не є стороною договору, воно не має зобов’язання платити за цю енергію, а отже, ці витрати не є господарськими для фірми.

2. Чи буде це доходом директора (ПДФО та ВЗ)?

Так, податківці трактуватимуть це як додаткове благо.
Якщо ТОВ відшкодовує директору витрати за договором, де він виступає як фізособа, це вважається оплатою його особистих рахунків. Пп. «г» пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627 До оподатковуваного доходу включається сума грошового відшкодування будь-яких витрат платника податку (крім тих, що прямо дозволені кодексом). Відшкодування особистих рахунків директора за світло - це типове додаткове благо.

• На суму відшкодування потрібно нарахувати ПДФО (18%) із застосуванням «натурального» коефіцієнта та Військовий збір (5%). Пп. 1.3 п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n8462 : На цей же дохід нараховується військовий збір за ставкою 5%.
• Якщо виплатити гроші через авансовий звіт без оподаткування, це загрожує штрафами за недоплату ПДФО.

Як зробити правильно?

Щоб ТОВ могло легально ставити електроенергію у витрати без податків для директора, потрібно:

• Переоформити договір з Обленерго безпосередньо на ТОВ (найкращий варіант).
• Договір оренди/позички: Якщо офіс належить директору як фізособі, а ТОВ його орендує, у договорі оренди слід прописати, що ТОВ відшкодовує комунальні послуги. Але навіть у цьому випадку для витрат ТОВ бажано мати прямий договір або компенсацію за окремим рахунком від власника-орендодавця (що все одно може тягнути за собою ПДФО).

Порада: Якщо приміщення належить ТОВ, директор має негайно ініціювати переукладання договору між ТОВ та Обленерго. Поточна схема через авансові звіти - це прямий шлях до нарахування ПДФО та зняття витрат.

Раді допомогти, звертайтесь ще!