Організація забезпечення паливом для працівника на підприємстві

Таке використання власного автомобіля працівника потрібно оформити документально.

Необхідність такого використання повинне бути закріплене або в окремому наказі чи трудовому договорі як компенсація витрат. Але в такому випадку передбачається, що працівнику компенсуються саме понесені ним витрати на амортизацію, пально, тощо.

Якщо ж ви плануєте виконувати ремонт, обслуговування, заправку пальним за власний рахунок, то в такому випадку це може бути договір оренди або позички такого автомобіля. Такий договір передбачає нотаріальне посвідчення.

В матеріалі за посиланням нижче є покроковий алгоритм такого оформлення саме компенсації, зразки відповідних документів.
Наказ про порядок використання власного автомобіля працівника для службових потреб підприємства

Якщо ж ви плануєте окремо придбавати пальне за рахунок ТОВ і передавати такі паливні картки працівнику, то краще оформити використання такого авто саме договором позички чи оренди. Інакше використання пального працівником може вважатися додатковим благом і потребувати нарахування ПДФО та ВЗ. В такому випадку позицію ненарахування такого ПДФО та ВЗ потрібно буде відстоювати в суді. В наведеному матеріалі приведені роз'яснення податківців та аргументи суду.

Для самого списання палива та підтвердження використання його в господарській діяльності підприємства потрібно на такі поїздки мати документальне підтвердження у вигляді подорожніх листів з фіксацією мети поїздки.
Саме придбання палива ви будете оприбутковувати та списувати на рах. 203 на підставі накладних від постачальника та подорожнього листа, в якому буде зафіксоване фактичне використання.

Також важливо, щоб заправка такого автомобіля була в робочий час працівника. В разі перевірки податківці часто звертають увагу на час, що зазначений в чеках чи зведених відомостях про заправку. І у випадку, коли така заправка чи поїздки відбуваються в неробочий час, вважають це додатковим благом і вимагають донарахування ПДФО та військового збору.

Щодо відображення у звітності, то у випадку компенсації понесених витрат такі виплати не будуть об'єктом оподаткування ПДФО, ВЗ та ЄСВ, тому відповідно і не відображаются у звітності.
Якщо ж це буде оренда і ви будете виплачувати орендну плату за таке користування, то в такому разі при виплаті ви утримуєте 18% ПДФО, 5% ВЗ і в зіті 4-ДФ відображаєте таку випдату з кодом 127.

Такі нарахування будуть проводитися в обліку проводками:
Дт 93 - Кт 685 - нараховано орендну плату за використання авто і списано як витрати на збут
Дт 685 - Кт 641 (642) - утримано ПДФО та ВЗ
Дт 685 - Кт 311 - виплачено суму орендної плати працівнику.

У випадку договору позички (безоплатного використання) таких виплат працівнику не буде, але в такому договорі варто вказати, що саме позичальник (ваше підприємство) повинно здійснювати заправку авто. Також вказати, за чий рахунок здійснюється технічне обслуговування, ремонт тощо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!