Організація обліку палива: документи, рекомендації та зразки для підприємств

Облік палива організовується через склад (цистерну) -- видачу -- списання, з обов’язковим внутрішнім документообігом і нормуванням витрат.

Облік палива ведеться як облік запасів відповідно до НП(С)БО 9 «Запаси» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#Text. При придбанні паливо оприбутковується на склад (цистерну) на підставі первинних документів постачальника (ТТН на нафтопродукти, видаткова накладна, податкова накладна). У бухгалтерському обліку це відображається як надходження на рахунок 203.

Дт203/цистерна Кт631 /постачальник

Передача палива з цистерни до транспортних засобів оформлюється внутрішніми документами і відображається як переміщення між аналітичними рахунками (зі складу в баки) - ДТ203 /бак- Кт203 /склад(цистерна). Списання палива здійснюється лише після підтвердження його використання у господарській діяльності та в межах встановлених норм витрат.

Списання палива на витрати - Дт 23, 91, 92, 93 – Кт 203

Первинні документи формуються відповідно до вимог ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text - підприємство може застосовувати власні форми, але з обов’язковими реквізитами.

Обов’язковий набір документів на практиці:

наказ або положення про організацію обліку палива (визначає відповідальних осіб, порядок видачі, норми витрат) Положення про закупівлю, облік та списання пального;
відомість (журнал) видачі палива з цистерни (дата, ТЗ, водій, кількість, підпис) Відомість на відпуск нафтопродуктів;
подорожні або маршрутні листи (пробіг, маршрути, залишки палива) Подорожній лист службового легкового автомобіля ; Подорожній лист вантажного автомобіля Подорожній лист трактора Подорожній лист будівельної машини Журнал обліку подорожніх листів

журнали обліку роботи техніки, яка працює за мотогодинами наприклад Журнал обліку роботи генератора
акт списання палива (зведений документ за період) Акт списання пального;

норми списання пального для автотранспортних засобів також мають бути затверджені наказом Наказ про затвердження норми витрат пального для вантажних автомобілів

Наказ про затвердження норми витрати пального

Також застосовується Інструкція про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів №281 https://zakon.rada.gov.ua/go/z0805-08, яка передбачає ведення обліку руху пального за місцями зберігання та матеріально відповідальними особами.

Щодо практичних форм документів, підприємство розробляє їх самостійно, наведені документи - лише зразки. Можна також скористатися збірниками Ексклюзивний збірник бухгалтерських зразків для списання пального на підприємстві

Ексклюзивний збірник бухгалтерських зразків для списання пального на підприємстві

Якщо цистерна використовується для зберігання пального, необхідно також враховувати вимоги щодо ліцензування зберігання пального відповідно до Закону України №3817 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3817-20#Text.

Таким чином, ключове - це чітке нормування, безперервний облік руху палива (склад - видача - використання) та наявність повного пакету первинних документів, які підтверджують господарське використання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!