Документальне оформлення операцій фермерського господарства з підрядником

Добрий день! Оскільки ваше фермерське господарство (ФГ) залучає стороннього виконавця для виконання всього циклу робіт, ключовим моментом є те, що підрядник надає послуги, а не забирає продукцію собі. Матеріали (насіння, добрива) та вирощений врожай є власністю вашого ФГ.

Одного лише загального Акту наданих послуг від підрядника для бухгалтерії та податкової (особливо для підтвердження витрат і ПК з ПДВ) недостатньо. Потрібен чіткий ланцюжок внутрішніх первинних документів ФГ, які підтверджують рух ТМЦ та обґрунтовують виробничі витрати (рахунок 23).

1. Передача добрив та посівного матеріалу підряднику для внесення
Матеріали передаються підряднику як давальницька сировина. Право власності на них до підрядника не переходить.

Крок A: Передача матеріалів підряднику. Виписується Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № М-11) або Лімітно-забірна картка на відпуск насіння/добрив (форма № 117 / № ВСГ-3).

Важливо: У документі робиться відмітка: «Передача матеріалів підряднику [Назва] для внесення згідно з Договором №... від...». Матеріали списуються зі складу ФГ, але залишаються під звітом (переходять на суббаланс підрядника або окремий аналітичний рахунок, наприклад, з Дт 208/склад в Дт 208/підрядник).

Крок Б: Підтвердження фактичного використання (внесення). Після того, як підрядник вніс добрива чи посіяв насіння, він зобов'язаний надати ФГ Звіт про використання матеріалів замовника (згідно зі ст. 840 ЦКУ).

Згідно зі ст. 840 ЦКУ

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4052

Крок В: Списання матеріалів на витрати ФГ. На підставі звіту підрядника комісія вашого ФГ (або агроном/керівник) складає внутрішній Акт про списання насіння і посадкового матеріалу (форма № 125 / № ВСГ-4) та/або Акт про використання мінеральних, органічних і бактеріальних добрив та засобів захисту рослин (форма № 126 / № ВСГ-5).

Результат в обліку: Тільки після цього вартість матеріалів списується на витрати виробництва: Дт 23 — Кт 208/підрядник.

2. Обробка ґрунту підрядником (оранка, культивація, дискування тощо)
Оскільки підрядник працює на своїй техніці та своїм пальним, ФГ не веде облік дизпалива чи роботи трактористів. Для ФГ це чиста послуга.

Крок А: Фіксація виконаних робіт на полі. Для контролю площі та якості обробітку складається внутрішній Акт заміру тракторних робіт (або Акт обстеження поля). Його підписує представник ФГ (голова/агроном), який перевіряв роботу, та представник підрядника.
Крок Б: Первинний документ від підрядника. Підрядник надає Акт наданих послуг (виконаних робіт). У ньому обов'язково має бути деталізація: вид роботи (наприклад, дискування), кадастровий номер або назва поля, площа в гектарах, ціна за 1 га, загальна вартість.
Крок В: Внутрішнє визнання витрат. Бухгалтер ФГ на підставі Акту підрядника складає Довідку-розрахунок або безпосередньо проводить Акт у програмі, списуючи вартість послуг у витрати поля: Дт 23 — Кт 631.

3. Збір врожаю підрядником та відвантаження на склад ФГ
Це найкритичніший етап, де зазвичай виникає найбільше запитань у податкової щодо реальності походження зерна/продукції. Потрібно чітко задокументувати маршрут «Поле - Транспорт - Вагова/Склад».

Крок А: На полі під час обмолоту/збору. Кожен автомобіль (підрядника чи залучений), який завантажується від комбайна на полі та везе врожай на ваш склад, повинен мати супровідний документ. Використовується:

Талон комбайнера та Талон водія (якщо облік ведеться за талонною системою).
Або Реєстр відправки зерна та іншої продукції з поля (форма № 77 / № ВЖС-1). Водій розписується в реєстрі комбайнера, комбайнер — у реєстрі водія.
Крок Б: Транспортування до складу. Якщо склад знаходиться за межами поля і рух відбувається автомобільними дорогами загального користування, оформлення Товарно-транспортної накладної (ТТН) (або спеціалізованої ТТН на зерно за формою № 1-ТТН (зерно)) є обов'язковим. Вона підтверджує перевезення продукції від поля до складу.
Крок В: Приймання на складі (Вагова). На ваговому пункті ФГ (або завідувач складу) зважує автомобіль та виписує Відомість зважування талонів (насіння) (форма № 78a) або Журнал реєстрації зважування вантажів (форма № 28).
Крок Г: Оприбуткування на склад. Завідувач складу на підставі ТТН та даних зважування виписує Прибутковий ордер (форма № М-4) або складає Реєстр приймання зерна ваговщиком (форма № 78).

Результат в обліку: Оприбутковується готовий врожай на склад: Дт 27 (або 212) — Кт 23.
Крок Д: Закриття послуг комбайнування. Підрядник надає свій Акт наданих послуг зі збору врожаю (де вказано: збір врожаю культури, стільки-то га або тон). Цей акт остаточно формує собівартість на Дт 23 перед її списанням на рахунок 27.

На кожен етап у вас має бути скріплений такий пакет документів:

Посів/Добрива: Договір послуг -Накладна М-11 (передача підряднику) -Звіт підрядника про використання - Внутрішній Акт списання добрив/насіння ФГ - Загальний Акт наданих послуг від підрядника.
Обробіток: Договір =Внутрішній Акт заміру робіт на полі - Акт наданих послуг від підрядника.
Урожай: Договір -Реєстри з поля (або талони) - ТТН (на перевезення) -Відомість зважування / Прибутковий ордер на склад - Акт наданих послуг зі збору врожаю від підрядника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!