Положення про закупівлю, облік та списання пального
_________________________________________________________
(повне найменування підприємства із зазначенням підпорядкованості)
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ____________________
(посада керівника підприємства)
_____________ № __________
(число, місяць, рік)
Положення
про закупівлю, облік та списання пального
1. Придбання пального
1.1 Для забезпечення безперебійної роботи транспортних засобів) дозволяється закупівля пального за безготівковим розрахунком у такі способи:
– придбання талонів (скретч-карток);
– поповнення паливних карток.
Відшкодування вартості пального, придбаного за готівковий розрахунок працівниками підприємства, без дозволу керівника підприємства забороняється. У разі невідкладної виробничої потреби такого придбання відшкодування може бути здійснено бухгалтерською службою підприємства за окремим письмовим розпорядженням директора ТОВ «________».
1.2 Закупівля пального для транспортних засобів, що не є власністю підприємства, проводиться тільки за наявності:
– діючого договору оренди транспортного засобу, нотаріально засвідченого в установленому законодавством порядку;
– діючого договору позички транспортного засобу.
В окремих випадках (за письмовим розпорядженням директора ТОВ «_________») працівникам можуть бути відшкодовані витрати на пальне у вигляді компенсації за використання особистого транспортного засобу для потреб виробництва на підставі угоди між підприємством і працівником (здійснюється з утриманням ПДФО та військового збору).
1.3 У разі придбання (заправлення) пального за картками та талонами відповідні працівники подають до бухгалтерської служби такі документи:
– менеджер транспортного підрозділу: видаткові накладні постачальників (не пізніше 5 днів від дати їх оформлення); звіти за фактом заправлення транспортних засобів підприємства на АЗС (не пізніше 5 днів після закінчення звітного місяця у разі їх подання постачальниками, у т. ч. у вигляді роздруківок з особистого кабінету покупця паливних карток);
– водії: касові чеки АЗС (безпосередньо після заправлення чи прибуття транспортного засобу з відрядження, але не пізніше 3-денного строку)
1.4 Для прискорення виконання виробничих завдань дозволяється заправляти транспортні засоби у вихідні, неробочі та святкові дні та поза робочим часом
1.5 Закупівля пального для негосподарського використання за кошти підприємства забороняється.
2. Документування та бухгалтерський облік операцій з пальним
2.1 Бухгалтерська служба веде облік пального (паливних талонів) на субрахунку 203 за марками та кодами пального та без відкриття субрахунків другого порядку.
Оприбуткування здійснюється з переходом права власності на пальне.
Рух пального відображається у розрізі матеріально відповідальних осіб за такими місцями зберігання (складами):
– «Талони». Оприбуткування – Дт 203/«Талони» (у разі надання постачальником видаткової накладної одночасно з талонами чи з поповненням літрових паливних карток), списання – Дт 203/«Пальне в баках автомобілів» – Кт 203/«Талони» (під час заправлення в бак авто на підставі касових чеків АЗС із подальшим звірянням зі звітами постачальників, у т. ч. із даними роздруківок з особистих кабінетів тощо);
– «Пальне в баках автомобілів». Списання – Кт 203/«Пальне в баках автомобілів» (виключно на підставі фактичних даних про витрати пального з подорожніх листів).
Аналітичний облік руху паливних талонів за їх номерами ведеться у Журналі обліку отриманих і виданих талонів
2.2 Підставою для формування витрат і списання обсягів фактично використаного пального є подорожні листи.
Періодичність оформлення подорожніх листів – щоденна, за винятком службових поїздок тривалістю понад одну добу (наприклад, у відрядженні).
У подорожньому листі обов’язково наводиться така інформація: марка і державний номер автомобіля; прізвище, ім'я, по батькові та номер посвідчення водія, марки та види пального, залишки при виїзді та поверненні, кількість заправленого пального; показання спідометра при виїзді та поверненні, витрати пального за нормою та фактично, пробіг.
Нарахування зарплатні водіям на підставі подорожніх листів не здійснюється.
У розділі «Особливі відмітки» водій указує повний маршрут поїздки з розбивкою на відрізки з особливими умовами роботи транспортного засобу, а менеджер транспортної ділянки наводить розрахунок витрати пального за нормами згідно з установленими цим Положенням правилами нормування, викладеними нижче.
Якщо за даними розрахунку в подорожньому листі фактичні витрати пального перевищили нормативні, понаднормативні витрати списуються на підставі акта списання пального, затвердженого керівником.
3. Нормування витрат пального
3.1 Для розрахунку нормативних витрат палива легкового автомобіля використовується формула з п. 4.1 Методичних рекомендацій з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою, ухвалених Науково-технічною радою ДП «ДержавтотрансНДІпроект», протокол від 17.11.2023 № 3:
Qн = 0,01 х Hs х S (1 + 0,01 х K∑),
де
• Qн – нормативна витрата пального;
• Hs – базова лінійна норма витрати пального;
• S – пробіг автомобіля;
• K∑ – сумарний коригуючий коефіцієнт
3.2 Сумарний коригуючий коефіцієнт розраховується у такому порядку.
Норми витрат підвищуються шляхом застосування до лінійних норм коригуючих коефіцієнтів у максимальних розмірах, передбачених Методичними рекомендаціями з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою/ДП «ДержавтотрансНДІпроект», у т. ч., але не виключно:
Під час роботи в холодну пору року (коефіцієнти за шкалою температур із пп. 3.1.1.1) залежно від фактичної середньодобової температури повітря за даними Українського гідрометеорологічного центру.
1. Під час роботи в холодну пору року на пробіг перших 2 км (коефіцієнти з пп. 3.1.1.2).
2. Під час роботи в міських умовах (коефіцієнт із пп. 3.1.4 – 15 %).
3. Під час руху в заторах, у т. ч. у час «пік» (зокрема, у центральних частинах міст), а також у разі тимчасового ускладнення руху, обумовленого проведенням дорожніх ремонтних робіт, тощо) (коефіцієнт із пп. 3.1.6 – 10 %).
4. У разі експлуатації транспортного засобу протягом понад 5 років (коефіцієнти за шкалою строків експлуатації та загального пробігу з пп. 3.1.10).
5. На підтримання прийнятних (комфортних) температурних умов у салоні автомобіля (коефіцієнти на обігрів та охолодження за відповідними шкалами температур із пп. 3.1.13).
Норми витрат зменшуються під час роботи транспортного засобу за межами населених пунктів на дорогах загального користування шляхом застосування до лінійних норм коригуючих коефіцієнтів із пп. 3.2.1, 3.2.2 Методичних рекомендацій з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою/ДП «ДержавтотрансНДІпроект» у розмірі 18 %.
Коефіціенти, що стосуються особливих умов руху, використовуються на частині маршруту з такими умовами
3.3 Випадки понаднормативного використання пального розглядаються керівником на підставі докладної записки працівника бухгалтерської служби та письмового пояснення водія. За рішенням керівника такі витрати або включаються до господарських витрат на підставі акта списання пального (якщо відбулися з технічних чи інших поважних причин), або списуються на винну особу (якщо її установлено) та утримуються із зарплати такої особи на підставі її особистої заяви.
Підприємство, проаналізувавши причини відхилень фактичних витрат пального від установлених ним нормативних витрат, може змінювати встановлені нормативні витрати пального
3.4 Якщо в Методичних рекомендаціях з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою/ДП «ДержавтотрансНДІпроект» немає базової лінійної норми витрати пального, визначаються тимчасові лінійні норми в такому порядку:
– на основі схожого технічно і за конструкцією транспортного засобу із Методичних рекомендацій (за наявності);
– на підставі фактичних власних вимірів витрачання пального (за відсутності схожого транспортного засобу).
Для проведення власних вимірів призначається комісія у складі представників підприємства (водій, менеджер транспортного підрозділу, представник бухгалтерської служби). Заміри проводяться методом доливання до повного баку. За результатами вимірів складається акт у довільній формі та видається наказ керівника про встановлення тимчасової лінійної норми
