Правила закриття заборгованості та зарахування авансу за оренду

Так, Товариство має право закрити наявну кредиторську заборгованість у сумі 375 тис. грн (яка включає борги за минулі періоди та платіж за березень, що вже настав за терміном сплати), а залишок у 175 тис. грн зарахувати як аванс. Податкова накладна (ПН) має бути зареєстрована орендодавцем на всю суму, для якої оплата 02.03.2026 р. стала «першою подією».

Згідно з цивільним законодавством, якщо платник не вказав конкретний період у призначенні платежу, кошти насамперед зараховуються в рахунок погашення боргу, термін сплати якого вже настав. Оскільки станом на 02.03.2026 р. термін сплати авансу за березень (до 15.02) уже минув, ця сума (150 тис. грн) разом із боргами за лютий (150 тис. грн оренда + 75 тис. грн комунальні) складає сукупну заборгованість у 375 тис. грн.

Порядок черговості погашення грошових вимог визначено у ст. 534 Цивільного кодексі України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n2726.

Важливо, щоб у полі «Призначення платежу» платіжної інструкції було чітко вказано, які саме періоди або рахунки закриваються, щоб уникнути розбіжностей в обліку з орендодавцем.

Відповідно до п. 187.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4528 податкові зобов'язання з ПДВ виникають за датою «першої події»: або за датою зарахування коштів, або за датою підписання акта наданих послуг.

Для суми 225 тис. грн (борг за лютий): Якщо акти за лютий були підписані 28.02.2026 р., то «перша подія» вже відбулася в лютому. Орендодавець мав зареєструвати ПН за лютим на підставі цих актів. Оплата 02.03.2026 р. для цієї частини є «другою подією» і до нарахування ПДВ у березні не призводить.

Для суми 325 тис. грн (150 тис. за березень + 175 тис. понадплановий аванс): Якщо станом на 02.03.2026 р. акти за березень та майбутні періоди ще не підписувалися, то оплата є «першою подією». Орендодавець зобов'язаний нарахувати податкові зобов'язання та зареєструвати ПН на суму 325 000 грн (у т.ч. ПДВ — 54 166,67 грн).

Відшкодування комунальних послуг для цілей ПДВ розглядається як складова частина вартості послуг оренди. Тому на суму компенсації (75 тис. грн) ПДВ нараховується у загальному порядку за ставкою 20%. Якщо за цією сумою вже був виставлений акт у лютому, ПН мала бути зареєстрована за лютий.

Підсумок розподілу платежу 550 000 грн:
Погашення боргу за лютий (оренда + комунальні): 225 000 грн (ПН має бути за лютий за актом).
Оплата за березень (аванс): 150 000 грн (ПН за 02.03.2026 за оплатою).
Попередня оплата (майбутні періоди): 175 000 грн (ПН за 02.03.2026 за оплатою).
Разом ПН до реєстрації у березні (за умови відсутності актів): на суму 325 000 грн.

Раді допомогти, звертайтесь ще!