Витрати на відрядження: чи можна компенсувати без банківської виписки

Працівник повернувся з відрядження. Надав фіскальний чек, рахунок з готелю, але не надав банківської виписки з особистої картки, хоча розрахунок був безготівковим. Сказав, що сплачено з картки третьої особи 1. Чи можемо ми прийняти такі документи та компенсувати витрати за проживання? 2. Працівнику було надано ДОБОВІ на відрядження (в попередньому листі було вказано просто "АВАНС"), якщо документи для компенсації витрат на проживання прийнято не буде, то чи можемо ми залишити аванс у вигляді добових, тобто працівник не повертає ДОБОВІ. При цьому працівник надає підтвердні документи перебувння у відрядженні: підписані договори, фото із заходу, звіт про викоанання слжубового завдання

ОК

Олена, консультант

експерт

03.03.2026 | 20:01

Відповідь надано

Прийняти такі документи і навіть компенсувати витрати за рішенням керівника можливо, але із оподаткуванням

Відповідь не відрізняється від попоредньої.

1.В пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 чітко виписан перелік підтвердних документів, які відряджений має надавати при звітуванні. Серед них виписка або відомості з рахунку, що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти. Це і є виписка з карткового рахунку.

Якщо відряджений не надає виписку, то компенсовані витрати підлягають оподаткуванню ПДФО 18% та ВЗ 5%. Ознака доходу в 4 ДФ «118».

2.Якщо працівник отримав аванс, але не надав підтвердні документи на його витрачання, приміром, проживання, то при звітуванні він має повернути частину не використаного авансу. У разі неповернення частини авансу у працівника виникає оподатковуваний дохід, він зобов’язаний подавати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт за формою наказу МФУ від 28.09.2015 № 841 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15, як це передбачено пп. 170.9.4 ПКУ.

База нарахування ПДФО із коефіцієнтом 1,219512. ВЗ розраховується без коефіцієнта. Наявність документів, що підтверджують зв'язок відрядження з госпдіяльністю підприємства (договори, фото, звіти) не звільняє від оподаткування за навності не повернутого авансу.

Але оподаткування не анулює заборгованості відрядженого працівника. Це нарахування за невчасне поверенн. Якщо в подальшому будете прощати борг, то виникатиме знов оподаткування як дохід від прощеного боргу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!