Прийом документів для компенсації витрат за відрядження працівника

Працівник повернувся з відрядження. Надав фіскальний чек, рахунок з готелю, але не надав банківської виписки з особистої картки, хоча розрахунок був безготівковим. 1. Чи можемо ми прийняти такі документи та компенсувати витрати за проживання. 2. Працівнику було надано аванс на відрядження, якщо документи для компенсації витрат на проживання прийнято не буде, то чи можемо ми залишити аванс ( тобто працівник не повертає аванс)

ОК

Олена, консультант

експерт

03.03.2026 | 19:38

Очікує відповідь

Прийняти такі документи і навіть компенсувати витрати можливо, але із оподаткуванням

1.В пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 чітко виписан перелік підтвердних документів, які відряджений має надавати при звітуванні. Серед них виписка або відомості з рахунку, що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти. Це і є виписка з карткового рахунку.

Якщо відряджений не надає виписку, то компенсовані витрати підлягають оподаткуванню ПДФО 18% та ВЗ 5%. Ознака доходу в 4 ДФ «118».

2.Якщо працівник отримав аванс, але не надав підтвердні документи на його витрачання, приміром, проживання, то при звітуванні він має повернути частину не використаного авансу. У разі неповернення частини авансу у працівника виникає оподатковуваний дохід, він зобов’язаний подавати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт за формою наказу МФУ від 28.09.2015 № 841 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15, як це передбачено пп. 170.9.4 ПКУ.

База нарахування ПДФО із коефіцієнтом 1,219512. ВЗ розраховується без коефіцієнта.

Але оподаткування не анулює заборгованості відрядженого працівника. Якщо в подальшому будете прощати борг, то виникатиме знов оподаткування як дохід від прощеного боргу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!