Виявлення втрати наказу про звільнення працівника: що робити

Робили ревізію кадрових документів. Виявили, що немає наказу про звільнення працівника, якого приймали на роботу в 2000 році (мав бути звільнений у 2002 році). Швидше за все просто загубили наказ ( сам папірець) і не внесли його в журнал кадрових наказів (запис в журналі про прийняття і сам наказ про прийняття є, у зарплатних відомостях працівник є), а запис про звільнення в трудову мали зробити. Особової справи працівника теж немає. В бухпрограмі дані є тільки з 2010 року. Перевірити ще пенсійну звітність, щоб знайти дату звільнення? Що можна зробити і ЧИ ВАРТО щось робити з цим? Приватне підприємство. Юр. особа, директор і гол. бухгалтер ще ті самі, печатки і підписи можна ставити.

АК

Ангеліна, консультант

експерт

18.02.2026 | 19:32

Відповідь надано

Потрібно відновити документи за цей період.

Згідно п. «в» ст. 493 Переліку №578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 Строк зберігання особових справ службовців, професіоналів, фахівців, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, штатних та виборних працівників громадських організацій – 75 років. Тобто, у Вас повинна обов’язково зберігатися особова справа такого працівника, в якій є накази про прийняття та звільнення.

Для початку слід створити комісію для засвідчення факту втрати (знищення) документів та визначити перелік знищених документів.

Після цього затверджується акт про втрату або знищення документів, який зазвичай оформлюється у вигляді таблиці з графами, що відповідають зведеному акту про вилучення документів для знищення. Надалі документи слід відновлювавати згідно з цим переліком.

Раді допомогти, звертайтесь ще!