Відсутність працівниці: порядок оформлення та звітність після смерті

Добрий день. Працівниця з 13 січня 2026року не виходила на роботу. На телефонні дзвінки не відповідала. Надіслали їй на домашню адресу рекомендований лист, який не отримала. Вчора син робітниці повідомив про її смерть. З його слів мати переїхала до свого співмешканця, де померла від серцевої хвороби. Під час відсутності на робочому місці жінка до лікарів не зверталась. Яка підстава (стаття) повинна бути вказана в наказі? Як це відобразити в звітності?

АК

Антон, консультант

експерт

17.02.2026 | 20:01

Очікує відповідь

Трудові відносини у разі смерті працівника припиняються датою смерті згідно з п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n204). Документом-підставою буде копія свідоцтва про смерть.
Датою припинення трудових відносин буде саме дата смерті. Але дата видання наказу буде поточною, адже свідоцтво про смерть було надано пізніше. Тому провести повний розрахунок необхідно не пізніше дати видання наказу про припинення трудових відносин.
За будь-якої підстави припинення трудових відносин з працівником необхідно провести повний розрахунок згідно зі ст. 116 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n697) включно з компенсацією відпустки згідно зі ст. 24 Закону про відпустки (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80#n258).
Згідно ч. 1 ст. 1227 ЦКУ суми заробітної плати, пенсії, стипендії, аліментів, допомог у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцеві, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім’ї, а у разі їх відсутності — входять до складу спадщини.

Відповідно до норм статті 83 КЗпП у разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, що не була одержана за життя, виплачується членам сім’ї такого працівника, а у разі їх відсутності – входить до складу спадщини.

Таким чином невиплачену за життя заробітну плату працівника, а також грошову компенсацію за не використані ним дні відпусток слід виплатити членам сім’ї, а уразі їх відсутності – спадкоємцям, після прийняття спадщини.

Відображення у звітності. Дату припинення трудових відносин треба відобразити у Д5 того місяця, до якого відноситься ця дата. Наприклад, якщо дата смерті у січні, треба відобразити у Д5 за січень.

У Д1 та 4ДФ за січень відображайте заробітну плату за фактично відпрацьований час, а в Д1 та 4ДФ за лютий буде тільки компенсація відпустки, відображена як звичайна заробітна плата за лютий, не зважаючи на те, що в лютому трудових відносин фактично не було (дні трудових відносин не ставте).

Раді допомогти, звертайтесь ще!