Витрати на авто: чи можна відшкодувати копії квитанцій

Ні, відшкодувати витрати працівнику без податкових наслідків на підставі фотокопії (роздруківки фото) квитанції неможливо.

Суми, відшкодовані працівнику за авансовим звітом, не включаються до його оподатковуваного доходу лише за умови наявності підтвердних документів, що засвідчують фактичні витрати, зокрема оригіналів розрахункових документів (пп. 170.9.1 Податкового кодексу України). Фотографія паперової квитанції ПТКС та її роздруківка є копією документа і не відповідають вимозі щодо підтвердних документів.

Податкові органи прямо зазначають, що копії розрахункових документів (у тому числі фотокопії) не можуть бути підставою для неоподатковуваного відшкодування підзвітних коштів; виняток становлять лише електронні розрахункові документи, сформовані в електронній формі з обов’язковими реквізитами (роз’яснення ДПС у ЗІР, категорія 109.14).

У разі якщо підприємство все ж відшкодує працівнику такі витрати без оригіналу розрахункового документа, сума компенсації визнається додатковим благом працівника та підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб за ставкою 18% із застосуванням коефіцієнта, визначеного п. 164.5 ПКУ, а також військовим збором за ставкою 5% (пп. 164.2.17, п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Для уникнення оподаткування підставою для відшкодування може бути лише отримання належного підтвердного документа — оригіналу квитанції або електронного розрахункового документа, сформованого платіжною системою чи банком, що відповідає вимогам законодавства (пп. 170.9.1 Податкового кодексу України).

Раді допомогти, звертайтесь ще!