Оригінал чи скан копія акту надання послуг: що важливо

Так, потрібно.

Для бухгалтерського і податкового обліку однієї лише скан-копії акта недостатньо — потрібен оригінал у паперовій формі або електронний документ з КЕП.

Підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку є первинні документи, оформлені належним чином (стаття 9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»). Первинний документ може бути складений у паперовій формі з власноручними підписами сторін або в електронній формі з дотриманням вимог законодавства про електронний документообіг.

Електронний документ визнається оригіналом лише за умови накладення на нього кваліфікованого електронного підпису автора (стаття 7 Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»). Файл акта, отриманий через систему електронного документообігу та підписаний КЕП обох сторін, є повноцінним оригіналом і зберігається саме в електронному вигляді.

Скан-копія паперового акта (зображення або PDF без КЕП) є лише копією документа і не має статусу первинного. Навіть якщо така копія роздрукована, вона не перетворюється на оригінал. Юридичної сили копія набуває лише після засвідчення у встановленому порядку, але навіть засвідчена копія не замінює оригінал для цілей бухгалтерського та податкового обліку (пункт 8 глави 11 розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Податкове законодавство прямо забороняє формування показників податкової звітності на підставі даних, не підтверджених належними первинними документами (пункт 44.1 Податкового кодексу України). За відсутності оригіналу акта наданих послуг контролюючий орган має підстави не визнавати витрати та податковий кредит з ПДВ.

Отже, якщо отримано лише скан-копію паперового акта, необхідно додатково отримати від контрагента паперовий оригінал або той самий акт в електронній формі з накладеними КЕП; використання однієї лише скан-копії для обліку і оподаткування є неправомірним.

Раді допомогти, звертайтесь ще!