Сроки зберігання первинних документів та їх знищення в компанії

Розглянемо Ваші питання:

1) Термін зберігання договорів, актів, видаткових, банківських виписок 1825 днів.

Відповідно до п. 44.3.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1120 термін зберігання первинної бухгалтерської документації, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, складатиме 1825 днів щодо підприємсті які є платниками податку — резидентами України, нерезидентами, які здійснюють господарську діяльність на території України через постійне представництво або отримують доходи із джерелом походження з України, та інші нерезиденти, на яких покладено обов’язок сплачувати податок у порядку, встановленому р. ІІІ “Податок на прибуток підприємства”, а також неприбуткові організації, визначені п. 133.4 ПКУ.

Положення п. 44.3.3 ПКУ зобов’язує підприємства зберігати 1095 днів інші документи, на які не поширюються вимоги п. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ, а також документи, пов’язані з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

З метою недопущення передчасного знищення документів первинного бухгалтерського обліку у зв’язку з закінченням строку їх зберігання, необхідно коректно визначати дату, з якої строк зберігання документів повинен вираховуватися. Відповідно до п. 44.3.4 ПКУ строки зберігання документів та інформації, необхідно починати відраховувати з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ для складення якої використовуються зазначені документи або інформація, а в разі її неподання із дати, яка передбачена ПКУ як граничний строк подання такої звітності, а для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, із дня здійснення відповідної господарської операції.

Підприємству необхідно відсортувати документи, що зберігатимуться 1825 днів, повний перелік документів із бухгалтерського обліку та звітності із зазначеними строками зберігання знайдете в пункті 4.2 розділу I Переліку № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text

Вираховуючи строки зберігання первинних бухгалтерських документів, підприємству необхідно врахувати, що за останні п’ять років, строки проведення податкових перевірок, і, як наслідок, зберігання документів підприємства зупинялися і поновлювалися.

Так, 18.03.2020 р. було введено мораторій на проведення податкових перевірок у зв’язку з епідемією COVID-19, до його завершення, 30.06.2023 р., і строки зберігання первинних бухгалтерських документів мали поновитися 01.07.2023 р. Потім 24.02.2022 р. в Україні було введено воєнний стан, у зв’язку з чим, було внесено зміни до ПКУ та введено додатковий мораторій на проведення податкових перевірок. Згодом змінами до законодавства було дозволено проводити податкові перевірки платників податків із 01.08.2023 р., у зв’язку з чим, строки зберігання документів фактично зупинялися з 18.03.2020 р. по 30.07.2023 р., і поновилися 01.08.2023 р. Необхідно не враховувати цей період у загальні строки зберігання документів, і доплюсувати його до загальних строків зберігання документів.

Відповідно до п. 44.6 ПКУ в разі, якщо до закінчення перевірки підприємство не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи, незалежно від причин такого ненадання, окрім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами, що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні в такого платника податків на час складення такої звітності. Отже, перш ніж знищувати документи, впевніться, що строки їх зберігання вже спливли.

2) Участь працівників архіву не є обов'язковою, але документи, що підлягають знищенню, повинні бути вилучені за актом, погодженим з відповідними архівними органами.

3) Так, підприємство може здати документи на зберігання до державного архіву.

Підприємства, засновані на приватній формі власності, документи яких віднесено до НАФ, можуть передавати їх на постійне зберігання до державних та інших архівних установ на підставі договору.

Перед передаванням справ на постійне зберігання архівом підприємства спільно з представником державної архівної установи (архівного відділу міськради) проводиться перевірка наявності, фізичного і санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуває архів підприємства (п. 5 гл. 1 розд. XIV Правил № 1000).

Документи підприємств передають на постійне зберігання в упорядкованому стані за описами, затвердженими в установленому порядку. На всіх примірниках описів роблять відмітки про приймання справ на постійне зберігання.

Матеріал на платформі: https://7eminar.ua/news/8673-znishhennya-pervinnix-ta-insix-dokumentiv-na-pidprijemstvi

Сервіс «Строки зберігання документів» підкаже мінімальний строк зберігання обраного вами документа https://7eminar.ua/calculators/zberihannia-dokumentiv

Раді допомогти, звертайтесь ще!