Інформування працівника про необхідність отримання військово-облікового документа

Для належного ведення військового обліку та уникнення штрафів (від 34 000 до 59 500 грн за ст. 210-1 КУпАП) роботодавець зобов’язаний зафіксувати факт відсутності документа та вимагати його надання.

Ви маєте вручити працівнику письмове повідомлення про необхідність надання військово-облікового документа (ВОД). Найкращий варіант — вручення особисто під підпис, а у разі відмови або відсутності — відправлення рекомендованим листом. Пояснювальна записка від працівника є обов’язковою для внутрішнього документування причин порушення.

1. Спосіб інформування (особисто чи поштою)

Особисте вручення: Це найбільш доцільний варіант. Підготуйте повідомлення у двох примірниках. На вашому примірнику працівник має поставити підпис, дату та фразу «Отримав, зобов’язуюсь надати у строк до...».
Поштове відправлення: Якщо працівник відмовляється підписувати повідомлення або працює дистанційно, надішліть документ рекомендованим листом з описом вкладення на адресу його реєстрації. Це буде офіційним доказом того, що підприємство вжило всіх заходів для дотримання законодавства.
2. Так, працівник має надати пояснювальну записку. У ній він повинен чітко зазначити:

Який саме документ був (військовий квиток, тимчасове посвідчення тощо).
Коли та до якого саме ТЦК та СП він його здав.
Чому документ не був повернутий (або який документ видали натомість, наприклад, розписку ТЦК). Це важливо, оскільки згідно з Порядком № 1487, роботодавець не може вести облік без ВОД. Якщо працівник стверджує, що документ у ТЦК, він має надати підтвердження (наприклад, копію розписки про вилучення документа).

3. Якщо працівник не надає ВОД у встановлений вами строк, ви зобов’язані:

Внести інформацію про відсутність документа до Списків персонального військового обліку.
Повідомити ТЦК та СП про порушення працівником правил військового обліку (у довільній формі). Це знімає відповідальність з посадових осіб підприємства за прийняття/утримання на роботі особи без ВОД.

Зразок 1: Повідомлення працівнику
ТОВ «Назва» ПОВІДОМЛЕННЯ №___ про необхідність надання військово-облікового документа

м. Київ «_» ________ 202 р.

Шановний (Прізвище, Ім'я, По батькові)! Відповідно до ст. 24 КЗпП України та п. 34 Порядку № 1487, Ви зобов’язані надати військово-обліковий документ для ведення персонального військового обліку. Просимо Вас у строк до «_» ________ 202 р. надати до відділу кадрів оригінал військово-облікового документа (військовий квиток, тимчасове посвідчення або посвідчення про приписку) або документ, що підтверджує його перебування у ТЦК та СП. У разі ненадання документа підприємство буде змушене поінформувати ТЦК та СП про порушення Вами правил військового обліку.

Директор ___________ (Підпис)

Зразок 2: Пояснювальна записка
Директору ТОВ «Назва» ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Я, (ПІБ), щодо ненадання військово-облікового документа повідомляю наступне: «_» ________ 202 р. мій військовий квиток (серія, номер) був переданий мною до (назва ТЦК та СП) для (зазначити причину: оновлення даних, вклеювання штрих-коду тощо). Станом на сьогодні документ мені не повернуто. Зобов’язуюсь звернутися до ТЦК та СП для отримання документа та надати його підприємству не пізніше (дата).

«_» ________ 202 р. ___________ (Підпис)

Раді допомогти, звертайтесь ще!