Як оформити підпис електронних документів під час відпустки директора

Особа не має право передавати свій особистий електронний підпис іншій особі.

Згідно з ч. 2 ст. 12 Закону України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» (далі – Закон №2155), користувачі електронних довірчих послуг зобов’язані забезпечувати конфіденційність та недопущення доступу інших осіб до особистого ключа. Крім того, у разі підозри або факту компрометації особистого ключа, власник повинен негайно повідомити надавача електронних довірчих послуг.

Компрометація особистого ключа визначається як подія, що призвела або може призвести до несанкціонованого доступу до особистого ключа. У такому випадку кваліфікований сертифікат відкритого ключа може бути скасований відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 25 Закону №2155.

Ні КЗпП, ні іншими нормативно-правовими актами належним чином не врегульовано питання стосовно можливості продовження чи необхідності припинення керівником підприємства виконання своїх посадових обов’язків у період перебування в щорічній відпустці, під час тимчасової непрацездатності, відрядження тощо.

Однак, підписання документів під час відпустки несе певні ризики.

Держпраці вважає, що в таких випадках не дотримується трудове законодавство. Відповідно це штрафи за «інші порушення трудового законодавства», передбачені ст. 265 КЗпП, в розмірі однієї мінімальної зарплати - на сьогоднішній день – 8000 грн.

ДПС в такому випадку можуть поставити під сумнів дійсність поданої податкової декларації/первинних документів.

Тому безпеччніше на період відпустки тимчасово покласти обов'язки керівника на іншу особу та оформити КЕП на виконувача обов'язків. Уповноважена особа повинна отримати власнийкваліфікований електронний підпис (КЕП).

Повідомити податкову (форма J/F1391104) та додати підписанта в банку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!