Проведення безкоштовних семінарів: оформлення та оподаткування харчування

Так, проводити безкоштовні семінари з метою просування продукції можна. Щоб уникнути оподаткування, захід слід кваліфікувати як рекламний або маркетинговий, а харчування учасників — як його невіддільну частину. Ключовим чинником для уникнення податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) і військового збору є відсутність персоніфікації учасників.

Документальне оформлення

Проведення безоплатного семінару в межах маркетингової діяльності відповідає положенням п. 14.1.108 Податкового кодексу України (далі — ПКУ), який визначає рекламу як інформування з метою стимулювання збуту. Такі витрати можна включити до витрат на збут відповідно до пп. 138.10.3 ПКУ, якщо їх оформлено належним чином. Слід оформити:

– наказ керівника про проведення рекламного заходу (із зазначенням мети, дати, місця, цільової аудиторії — представників замовників, відповідальних осіб);
– програму семінару (де буде простежуватися зв’язок заходу з вашою продукцією);
– кошторис витрат (у т. ч. витрати на харчування);
– звіт про проведення (із зазначенням кількості учасників без персоніфікації);
– первинні документи, що підтверджують витрати (договори, рахунки, акти).

Податкові наслідки

Податок на прибуток: витрати на проведення семінару, включаючи харчування, за умови належного оформлення, є витратами на збут і зменшують об’єкт оподаткування згідно з пп. 138.10.3 ПКУ.

ПДВ: якщо семінар проводиться в межах рекламної кампанії, а його витрати закладено у вартість продукції, окремого об’єкта оподаткування ПДВ не виникає (пп. 185.1 ПКУ). Сума ПДВ, сплачена при закупівлі товарів і послуг для організації заходу, включається до податкового кредиту (п. 198.3, 198.6 ПКУ), за умови, що такі витрати використовуються в оподатковуваній діяльності.

ПДФО та військовий збір: відповідно до пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ, безоплатно надані послуги можуть вважатися додатковим благом фізичної особи. Проте оподаткування виникає лише за наявності персоніфікованого доходу. Якщо учасники семінару не ідентифіковані (ПІБ не відомі, не ведеться реєстрація, не збираються підписи, РНОКПП), дохід вважається наданим невизначеному колу осіб, а отже, об’єкта оподаткування ПДФО і військовим збором не виникає (роз’яснення ГУ ДПС у м. Києві від 03.06.2020 № 2220/ІПК/26-15-04-01-09, ГУ ДПС у м. Києві від 21.07.2021 № 2802/ІПК/26-15-04-01-09).

Щоб уникнути персоніфікації-

Не проводьте персоніфіковану реєстрацію учасників, не оформлюйте реєстраційні листи чи анкети з персональними даними. У звітах достатньо вказати кількість представників від компаній без ідентифікації. Харчування краще організовувати у формі, що не передбачає індивідуального обліку (наприклад, шведський стіл або кава-брейк), що виключає виникнення персоніфікованого доходу.

Таким чином, за дотримання викладених умов, проведення таких семінарів із частуванням не створює обов’язку зі сплати ПДФО, військового збору або ПДВ, а витрати визнаються у складі податкових витрат.

Раді допомогти, звертайтесь ще!