Зразки документів та загальні питання фомрлення списання пального, в тому числі і для орендованого авто, розглінуті в статтях https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list

https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Там є посилання і на зразки документів.

Підприємство має право здійснювати списання пального один раз на місяць, за умови належного документального оформлення процесу використання автомобіля, орендованого у директора. Для цього потрібно вести подорожні (або маршрутні) листи, в яких фіксуються всі поїздки впродовж місяця, і на їх основі наприкінці місяця оформлювати зведений акт на списання пального.

Передусім слід мати належним чином укладений договір оренди транспортного засобу відповідно до ст. 798 Цивільного кодексу України, який у разі укладення з фізичною особою має бути нотаріально посвідчений (ст. 799 ЦКУ). Передачу автомобіля від орендодавця до підприємства потрібно оформити актом приймання-передачі.

Далі підприємство встановлює власні норми витрат пального — з урахуванням технічної документації або результатів контрольного заміру. Це оформлюється окремим наказом керівника. Після цього протягом місяця водій (у цьому випадку — директор) веде подорожній лист довільної форми, який містить усі обов’язкові реквізити первинного документа, перелічені в ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Подорожній лист повинен містити дані про марку автомобіля, його державний номер, маршрути поїздок, пробіг, показники спідометра, залишки пального, фактично отримане пальне (за чеками з АЗС) та фактичне споживання.

Наприкінці місяця комісія підприємства складає акт на списання пального, де узагальнює дані з подорожніх листів, порівнює фактичне використання з розрахунковим за нормами, фіксує економію або перевитрату. Такий акт є підставою для списання вартості пального на відповідні рахунки обліку витрат — зазвичай це адміністративні витрати (Дт 92 Кт 203).
подорожній лист слід самостіно розробити (можна використовувати зрахки) але обов'язково затвердити нказом. Також, наказом або в загальному Положенні про транспорт чи іншому Положенні слід одразу прописати порядок звітування за подорожніми листами - періодичність, порядок заповнення. Можна встановити в принципі будь який пероід, але зазвичай він має бути не більше місця, оскільки місць є стандратним бухгалтерським періодом. При цьому, варто вразувати: хоч лист ведеться протягом місця, в ньому записи мають здіснюватися кожен день (якщо поїздки кожен день), а не одним записом " на 1 число- на 31 число". Це обумовлено тим, що цей первинний документ повинен не тільки свідчити про пройдений кілометраж, але і про господрське призначення поїздок.

Раді допомогти, звертайтесь ще!