Віддалена робота на власному обладнанні: бухоблік і оподаткування

Потрібно компенсувати амортизацію ноутбука

ТОВ має забезпечити працівника засобами виробництва, матеріалами та інструментами, якщо інше не передбачено трудовим договором. Якщо працівник використовує свої інструменти виплачуйте компенсацію. ст. 125 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n732 передбачає, що якщо працівник у процесі виконання трудових обов’язків використовує власне майно (наприклад, ноутбук, інтернет-зв’язок, мобільний телефон), роботодавець має відшкодувати ці витрати у порядку, визначеному трудовим договором або внутрішнім положенням. У ст. 125 КЗпП йдеться виключно про компенсацію зносу обладнання/інструменту без урахування вартості ремонту тощо. Інакше кажучи, розмір компенсації має відповідати сумі амортизації.

Розмір і порядок виплати цієї компенсації, якщо вони не встановлені в централізованому порядку, визначаються роботодавцем за погодженням з працівником.

Отже, норми КЗпП передбачають, що питання забезпечення працівника усім необхідним для дистанційної роботи, а також компенсації йому витрат сторони можуть врегулювати та зафіксувати у трудовому договорі або іншому внутрішньому документі. Якщо таке документальне узгодження відсутнє, то забезпечення покладається на роботодавця. При цьому вважаємо, якщо все ж таки передбачено, що працівник використовує власне обладнання та/або засоби для дистанційної роботи, то має бути прописана і компенсація за їх використання.

Потрібно укласти трудовий договір про дистанційну роботу обов’язково у письмовій формі. Де варто задокументувати розмір, порядок та строки виплати компенсації працівнику його витрат, пов’язаних із роботою дистанційно.

Якщо дистанційну форму роботи запроваджено наказом (без письмового договору), вважаємо, що згоду працівника на умови компенсації можна оформити його заявою. Працівник пише на ім’я керівника підприємства заяву із проханням дозволити йому використовувати відповідне обладнання, яке йому належить, для виконання трудових обов’язків . А в наказі варто передбачити правила матеріально-технічного забезпечення працівника та відшкодування йому витрат у разі використання ним власного майна.

Сума компенсації витрат, пов’язаних з його роботою, буде для працівника доходом у вигляді додаткового блага п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627 Отже, з такого доходу потрібно утримати ПДФО та ВЗ. У Податковому розрахунку такі виплати відображаються у додатку 4ДФ з ознакою доходу «126» – додаткове благо. ЄСВ із суми компенсації працівнику за використання для потреб підприємства власного інструменту не нараховується, оскільки ця виплата не входить до фонду оплати праці.

Матеріали на платформі: https://7eminar.ua/news/8542-distanciina-robota-oformlennya-ta-vstanovlennya

https://7eminar.ua/news/12539-kompensaciya-pracivnika-za-viddalenu-robotu-internet-elektroenergiya-kovorking-mobilnii-zvyazok